ใบเสนอราคา quotation คืออะไร? และทำไมนักขายจึงไม่ควรละเลย

ใบเสนอราคา หรือ quotation คือเอกสารสำคัญสำหรับนักขาย และเจ้าเอกสารตัวนี้เองก็น่าจะเป็นอะไรที่นักขายทุกคนรู้จักกันดีอยู่แล้ว เรียกได้ว่าเป็นใบเบิกทางไปสู่การปิดดีลการขายเลยก็คงไม่เกินจริงไปนัก อย่างไรก็ตามนักขายจำนวนมากแม้จะรู้ว่าเจ้าใบเสนอราคานั้นหน้าตาเป็นอย่างไร แต่เมื่อต้องทำเองหลายต่อหลายครั้งหากบริษัทไม่ได้กำหนดมาตรฐานเอาไว้ นักขายเองก็มักจะออกใบเสนอราคาโดยไม่มี standard ที่ตายตัว นอกจากนี้ตัวนักขายเองก็อาจจะไม่ได้ใส่ใจกับเจ้าใบนี้เท่าที่ควรด้วย

ใบเสนอราคา quotation คืออะไร?

ใบเสนอราคา คือเอกสารที่ผู้ขายออกให้กับผู้ที่สนใจจะซื้อสินค้าหรือบริการ ทั้งนี้เพื่อให้รายละเอียดของสินค้า ราคา และเงื่อนไขต่าง ๆ (ถ้ามี) และเอาไว้ใช้ในการตัดสินใจซื้อสินค้านั้น ๆ นั่นเอง นอกจากนี้ในใบเสนอราคานั้นก็จะมีจำนวนของสินค้า และราคาเบ็ดเสร็จที่ต้องจ่ายรวมมาไว้ให้เลย ทำให้ลูกค้าเห็นภาพรวมของสินค้าที่จะซื้อได้ง่ายมากขึ้น

จะส่งใบเสนอราคาเมื่อไรดี?

โดยมากแล้วใบเสนอราคามักจะถูกส่งเมื่อลูกค้าต้องการให้นักขายอย่างเรา ๆ ส่งใบเสนอราคาให้เพื่อใช้ในการตัดสินใจ หรือดูค่าใช้จ่ายทั้งหมดเกี่ยวกับออเดอร์นี้ แต่ในหลาย ๆ กรณีที่ลูกค้าไม่ได้ร้องขอ นักขายเองก็สามารถที่จะเอ่ยปากเพื่อส่งใบเสนอราคาให้ลูกค้าตัดสินใจได้ด้วยเช่นกัน และสิ่งที่ต้องให้ความสนใจมาก ๆ เลยก็คือเวลาที่ใช้ในการส่งใบเสนอราคาควรจะส่งให้รวดเร็วที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ เนื่องจากลูกค้าเองก็ย่อมมองหาจากคู่แข่งไปพร้อม ๆ กันด้วยเช่นกัน

อย่างไรก็ตามแม้เวลาในการส่งจะเป็นสิ่งสำคัญ ความถูกต้องของใบเสนอราคาเองนั้นสำคัญยิ่งกว่า เพราะหากมีข้อผิดพลาดแล้วล่ะก็จะทำให้เกิดปัญหาตามมามากมายก่ายกองเลยทีเดียว ดังนั้นแล้วการออกใบเสนอราคาแต่ละครั้งควรให้เวลาตัวเองอย่างพอเพียงในการตรวจสอบข้อผิดพลาดไปพร้อม ๆ กันด้วยเช่นกัน

ใบเสนอราคาที่ดีควรมีอะไรบ้าง?

ทุกครั้งเมื่อนักขายตัดสินใจที่จะออกใบเสนอราคาสักใบหนึ่ง สิ่งสำคัญไม่ใช่แค่รายละเอียดของราคาสินค้าเพียงเท่านั้น แต่ยังเป็นเรื่องของความเป็นมืออาชีพของใบเสนอราคาเองด้วยเช่นกัน หากบริษัทมี template ของ quotation ที่ให้ใช้งานได้เลย กรณีนี้ก็คงไม่มีปัญหาอะไร แต่หากไม่มีแล้วล่ะก็ อะไรบ้างล่ะ ที่ควรมีในใบเสนอราคา

• ราคาสินค้า/บริการ แน่นอนว่าสิ่งสำคัญของใบเสนอราคาก็คือเรื่องของราคาสินค้าที่ลูกค้าอยากรู้นั่นเอง และในหัวข้อของสินค้านั้นก็ควรใส่รายละเอียดของสินค้าที่จำเป็นเข้าไปด้วย จำนวนสินค้าก็เป็นสิ่งที่ต้องระวัง ให้ระบุจำนวนที่ลูกค้าสั่งไว้อย่างครบถ้วน และถ้าให้ดีกว่านั้นในใบเสนอราคาเองก็อาจมีการ breakdown ในเรื่องของราคาให้ด้วย เช่น มีค่าขนส่งไหม VAT และอื่น ๆ
• รายละเอียดบริษัท โดยมากรายละเอียดบริษัทจะต้องประกอบไปด้วย โลโก้บริษัท ที่อยู่บริษัท อีเมล เบอร์โทร และรายละเอียดในส่วนของเลขทะเบียนนิติบุคคล(ถ้ามี)
• พนักงานขายที่รับผิดชอบ อย่าลืมใส่ชื่อพนักงานในใบเสนอราคา รวมไปถึงช่องทางในการติดต่อหาพนักงานขายด้วย เพื่อที่ว่าหากลูกค้าต้องการติดต่อกลับจะสามารถติดต่อได้อย่างสะดวก
• รายละเอียดลูกค้า เป็นรายละเอียดโดยทั่ว ๆ ไปของลูกค้านั้น ๆ เช่น ชื่อลูกค้า ชื่อบริษัทลูกค้า เบอร์โทร อีเมล และรายละเอียดอื่น ๆ ถ้าต้องการ
• ส่วนท้ายเอกสาร ลายเซ็นผู้อนุมัติใบเสนอราคา และช่องลายเซ็นเพื่อให้ลูกค้ายอมรับ รวมไปถึงระบุช่องทางการชำระเงิน และวันหมดอายุของใบเสนอราคานี้ด้วย

ความสำคัญของใบเสนอราคา

1.ช่วยประกอบการตัดสินใจให้กับลูกค้า ก่อนที่ลูกค้าจะตัดสินใจซื้อสินค้าหรือบริการสักอย่าง ก็มักจะมีการขอใบเสนอราคาเพื่อนำมาเทียบกันหลาย ๆ เจ้า ดังนั้นแล้ว quotation นี้จึงมีความสำคัญมาก ๆ สำหรัลลูกค้าที่อยู่ในสเตจการตัดสินใจ อีกทั้งยังมีรายละเอียดสินค้าและราคาสำหรับใช้ในการอ้างอิงให้อย่างครบถ้วน

2.เพิ่มโอกาสซื้อสินค้าของลูกค้า แม้ว่าใบเสนอราคาจะเป็นสิ่งที่มีความสำคัญและนักขายต่างก็รู้ดี แต่ก็มีพนักงานขายจำนวนไม่น้อยเลยที่ต้องให้ลูกค้าตามใบเสนอราคา และสำหรับบริษัทจำนวนมากหากไม่มีใบเสนอราคาไปให้กับผู้มีอำนาจตัดสินใจพิจารณาแล้วล่ะก็ พวกเขาก็อาจจะต้องตัดสินใจไปเลือกรายอื่นแทน

3.เพิ่มความน่าเชื่อถือให้กับผู้ขาย ยิ่งถ้าหากใบเสนอราคามี format การนำเสนอที่ถูกต้อง มีมาตรฐาน ทำออกมาเป็นอย่างดีก็จะส่งผลต่อความเชื่อมั่นของลูกค้าเป็นอย่างมาก

ทำไมนักขายจึงไม่ควรละเลยเรื่องนี้?

เพื่อน ๆ นักขายอ่านมาจนถึงตรงนี้ น่าจะพอเห็นภาพกันมากขึ้นแล้วว่าทำไมใบเสนอราคาจึงมีความสำคัญมาก ๆ ทุกครั้งที่เราเริ่มรู้สึกว่าเดี๋ยวมีเวลาว่างค่อยทำส่งดีกว่า อยากให้จินตนาการถึงเหตุการณ์ที่อาจจะเกิดขึ้นได้ดังต่อไปนี้ เมื่อลูกค้าแสดงความสนใจในสินค้าของเรา และขอให้ส่งใบเสนอราคานั่นไม่ได้หมายความว่าลูกค้าจะตกลงซื้อสินค้ากับเราแล้ว แต่หมายถึงว่าลูกค้าเตรียมจะซื้อสินค้า และนั่นทำให้พวกเขามองหาทางเลือกจากเจ้าอื่น ๆ ไปพร้อมกัน หากคุณส่งใบเสนอราคาช้ามาก ๆ ในขณะที่คู่แข่งของคุณส่งอย่างรวดเร็ว ลูกค้าก็จะเกิดการเปรียบเทียบขึ้นตั้งแต่ในขั้นตอนนั้นเลย ซ้ำร้ายหากคุณลืมส่งใบเสนอราคา แม้ว่าในบางครั้งลูกค้าอาจจะมีมาตามจากเรา แต่นั่นก็ทำให้เกิดความรู้สึกในแง่ลบเกิดขึ้นตามมา