ทำไมต้องทำ Sales forecast กับ 3 วิธีใช้ให้เกิดประโยชน์สูงสุด

Sales forecast หรือการพยากรณ์ยอดขาย เป็นกระบวนการที่มีความสำคัญมาก ๆ ในขั้นตอนการขาย การทำ sales forecast นั้นจะว่ายากก็ยาก แต่จะว่าง่ายก็ง่าย การคาดคะเนยอดขายนั้นต้องบอกว่ามีองค์ประกอบทั้งศาสตร์และศิลป์รวมอยู่ด้วยกัน นักขายที่สามารถทำในส่วนตรงนี้ได้ดีมากเท่าไร ก็มีแนวโน้มที่จะประสบความสำเร็จ ในงานขายได้มากขึ้นเท่านั้น แต่ถ้าหากคุณยังไม่เคยทำในส่วนนี้แล้วล่ะก็ ไม่เป็นไรวันนี้เราจะมาอธิบายให้คุณรู้จักกับการทำกัน เส้นทางสู่การเป็นยอดนักขายรอคุณอยู่ที่นี่แล้ว

มาทำความเข้าใจกับ sales forecast กันก่อน?

Sales forecast หรือถ้าหากพูดเป็นไทย ๆ ก็คือการพยากรณ์ยอดขาย ความหมายของคำ ๆ นี้ก็ตรงตัวเลยคือเป็นกระบวนการในการคาดคะเนสินค้าที่บริษัทจะขายได้ หรือพูดง่าย ๆ ก็คือยอดขาย ในช่วงเวลาใดเวลานึงที่กำหนดไว้ โดยมากมักจะอิงตาม target ที่ตั้งไว้ หาก target เป็นรายเดือน หรือรายไตรมาสการคาดคะเนก็มักจะทำเป็นรายเดียวกัน การทำ sales forecast เองก็ทำได้ตั้งแต่เป็นรายบุคคล ไปจนถึงรายทีมเลยเช่นกัน

Sales forecast ที่ดีต้องมีส่วนประกอบอะไรบ้าง

• ยอดขายที่คาดว่าจะปิดได้ ส่วนนี้เป็นส่วนที่สำคัญมาก ๆ ของการทำ sales forecast การประเมินตัวเลขนี้นั้นก็ต้องประเมินโดยอยู่บนพื้นฐานของหลักการและความเป็นจริง เพราะหากตัวเลขที่ใส่ไปนั้นเป็นตัวเลขที่ใส่ไปมั่ว ๆ ย่อมไม่มีประโยชน์อะไร
• วันที่คาดว่าจะได้มาซึ่งยอดขาย ในการทำนั้น การรู้แค่เพียงยอดขายนั้นยังไม่เพียงพอ แต่เราควรรู้ด้วยว่ายอดขายนั้นจะได้มาในช่งเวลาไหน จะทำให้การทำพยากรณ์ได้ผลลัพธ์ดีขึ้น ซึ่งจะกล่าวในเนื้อหาส่วนต่อ ๆ ไป

ทำไมการทำ sales forecast ถึงสำคัญ

จากนิยามของการ forecast ข้างต้น นักขายทุกคนคงจะพอเห็นภาพแล้วว่าการทำสิ่งนี้นั้นสำคัญอย่างไร อย่างไรก็ตามเราได้สรุปมาให้ว่าทำไมเซลล์ทุกคนที่อยากจะประสบความสำเร็จในการขายจำเป็นต้องทำ

• การทำ forecast ทำให้เรารู้ว่ายอดขายที่มีแนวโน้มจะเข้ามาในไตรมาสนี้เป็นอย่างไร และช่วยให้เราสามารถหาไปป์ไลน์เข้ามาเติมได้อย่างทันท่วงทีในกรณีที่ทำได้ไม่ถึง sales target
• ทำให้นักขายรู้จักการวางแผนงานขายมากขึ้น เพราะเราจะต้องประเมินและคิดอย่างถี่ถ้วนว่ายอดจะเข้ามาในช่วงเวลาใด และเราจะมีวิธีการอย่างไรในการจัดการให้ได้มา
• ทำให้มองเห็นความผิดปกติได้ทันท่วงที เมื่อมีการทำพยากรณ์ยอดขาย หากอยู่ดี ๆ ในไตรมาสนี้มีแนวโน้มที่ยอดจะลดลงมาก เราก็จะรู้ได้ทันทีตั้งแต่ต้นไตรมาส ทำให้เราจัดการได้ทันที โดยไม่จำเป็นต้องรอให้หมดไตรมาส

วิธีทำและใช้ประโยชน์ sales forecast ให้ได้ผลลัพธ์สูงที่สุด

1. การทำ sales forecast ต้องประเมินตามจริง ตัวเลขต้องไม่ใช่ตัวเลขมั่ว ๆ

หลายต่อหลายครั้งที่นักขายเองไม่รู้ว่าจะเริ่มทำมันอย่างไร เมื่อมีการทำ sales forecast ก็เลยใส่ตัวเลขมั่ว ๆ ไปเพื่อให้ดูแล้วในไตรมาสจะสามารถปิดยอดได้ เพราะมีตัวเลขยอดขายมารออยู่ แต่เอาเข้าจริงเมื่อถึงเวลาก็ใช้ข้ออ้างว่าดีลถูกเลื่อนไป การทำเช่นนี้นั้นนอกจากไม่ช่วยอะไรแล้ว ยังป็นการหลอกตัวเองและจะทำให้ performance ในการขายของคุณแย่ลงไปอีกด้วย เพราะคุณไม่รู้สถานการณ์ว่าจริง ๆ แล้วเป็นเช่นไร การใส่ตัวเลขมั่ว ๆ จึงเป็นสิ่งที่คุณห้ามทำเด็ดขาด เราขอแนะนำหลักในการประเมินนั้นสามารถทำได้โดยการใช้ข้อมูลต่าง ๆ มาประกอบกันเช่น

• ข้อมูลการขายย้อนหลังที่จะทำให้เข้าใจถึง nature ของสินค้า ว่าเป็นรอบไหม หรืออย่างไร
• จำนวนลูกค้าที่อยู่ในไปป์ไลน์
• การประเมินตามจริงจากสถานการณ์ว่าลูกค้ามีแนวโน้มจะซื้อสินค้าไหม
• ลูกค้าแต่ละรายอยู่ในสเตจการขายขั้นตอนไหน
• Market trend เป็นอย่างไร?
• มีคู่แข่งไหนที่กำลังมแรงหรือไม่?
• จำนวนลูกค้าที่เราต้องหาเพิ่มมาเติมไปป์ไลน์ [ข้อมูลนี้จะขึ้นอยู่กับตัวเลข forecast และ sales target]

2. ทำความเข้าใจว่าตัวเลข sales forecast นั้นเปลี่ยนแปลงได้

สิ่งที่นักขายมักทำผิดพลาดกันอีกเป็นข้อที่ 2 คือการที่ไม่เคยกลับมาประเมินตัวเลขที่เราได้คาดคะเนไว้เลย ในช่วงต้นไตรมาสใช้แบบไหน กลางไตรมาสก็ยังใช้ตัวเดิม เพราะคิดว่าตัวเลขที่เราใส่ลงไปใน forecast นั้นเป็นตัวเลขที่ครุ่นคิด วิเคราะห์มาเป็นอย่างดีแล้ว นักขายมักจะลืมไปว่าสถานการณ์การขายนั้นเปลี่ยนแปลงไปได้ทุกเมื่อ ลูกค้า A ที่ต้องการซื้อสินค้าเราในไตรมาสนี้ อาจจะเปลี่ยนใจเลื่อนไปเป็นไตรมาสหน้า ลูกค้า B ตัดสินใจซื้อสินค้ามากขึ้น ในขณะที่ลูกค้า C ได้เกริ่น ๆ มาว่าอาจจะสั่งซื้อสินค้าน้อยลง เพราะต้องแบ่งไปซื้อกับเจ้าอื่นด้วย

สถานการณ์ต่าง ๆ เหล่านี้ที่กล่าวมาในข้างต้น จะทำให้ตัวเลขเปลี่ยนแปลงได้ตลอดทุกอาทิตย์ นักขายนั้นจึงควรจะใส่ใจและให้ความสำคัญ คอยรีวิวตัวเลขอยู่เป็นประจำ เพราะตัวเลขที่เราประเมินไว้ว่าน่าจะเกิน target ที่ถูกตั้งไว้ อาจจะเหลือเพียง 70% ก็เป็นได้ การตรวจสอบอย่างสม่ำเสมอจะทำให้คุณรู้ว่าจะต้องหาตัวเลขมาเติมไปป์ไลน์ได้อย่างไร

3. Sales forecast ที่ดีต้องมีรายละเอียด

นักขายควรจะต้องบันทึกอย่างละเอียดว่า forecast ในลูกค้าแต่ละราย ยอดขายที่คาดว่าจะมาในแต่ละยอดนั้น จะเข้ามาอาทิตย์ไหน มีจำนวนการสั่งซื้อเท่าไร เป็นสินค้าประเภทไหน การที่เรามีรายละเอียดในแต่ละส่วนเยอะ จะช่วยให้การทำ forecast มีความแม่นยำมากยิ่งขึ้น และตัวนักขายเองก็มีข้อมูลไว้ใช้ยามสถานการณ์ไม่เป็นไปตามที่คิด ไม่ใช่เมื่อต้องมารีวิวดูพบแต่เพียงตัวเลขรวม ๆ จนไม่รู้ว่าตัวเลขที่หายส่งผลกระทบอย่างไร และจะต้องแก้สถานการณ์ได้อย่างไร