4 สิ่งที่ Excel ไม่ตอบโจทย์สำหรับทีมขายของคุณ

มีธุรกิจมากกว่า 90 % ที่เลือกใช้โปรแกรมมาตรฐานอย่าง Excel ในการทำข้อมูล แต่ก็เชื่อว่าหลายคนยังคงสับสนกับระบบ Excel ที่ต้องใช้สูตรมากมายในการคำนวณอยู่ดี แม้ Excel จะมีราคาถูก เมื่อเทียบกับซอฟแวร์ที่เกิดมาเพื่อการใช้งานเฉพาะเช่นพวก CRM แต่โปรแกรม Excel ก็ยังมีจุดบอดอีกหลายจุดที่ไม่สามารถใช้งานได้อย่างที่ควรจะเป็น แถมสร้างปัญหามากมายโดยเฉพาะกลุ่ม SME หรือองค์กรขนาดเล็กที่มีเรื่องต่าง ๆ ให้จัดการมากมาย จะมีปัญหาอะไรบ้างที่ Excel ไม่สามารถช่วยทีมขายได้ วันนี้เรามีคำตอบ

1.การติดตามยอดขาย

เหตุผลที่สำคัญที่สุดสำหรับบริษัท คือ ลูกค้าและคนที่สนใจใน product ของคุณ แต่การที่จะเอา Excel เข้ามามีส่วนช่วยในการเก็บข้อมูลเพื่อ follow ลูกค้าอาจจะทำให้เกิดความลำบากตามมาในกรณีที่ในทีมขายมีจำนวนหลายคน การที่จะต้องมาอัพเดทติดตามยอดใน Excel ทุกวันต้องยุ่งยากเป็นที่สุด และท้ายที่สุดแล้วลูกค้าที่สนใจในผลิตภัณฑ์จริง ๆ ของเราอาจจะไม่มีใครคอยติดต่อกลับไปเลยก็เป็นได้ พลาดโอกาสในการขายไปอย่างสิ้นเชิง

2.ข้อมูลเยอะจนทำให้ตาลาย

เมื่อการกรอกข้อมูลเป็นเรื่องที่ยุ่งยากแล้ว สิ่งที่ยากกว่าคือการดูข้อมูลใน Excel โดยเฉพาะผู้บริหารที่ต้องตัดสินใจตลอดเวลา บวกกับข้อมูลตัวเลขที่เยอะไปหมด แต่รู้หรือไม่ว่าปัจจุบันโปรแกรม CRM อีกมากมายสามารถสร้างและแสดงผลลัพธ์ของข้อมูลได้ทันทีที่มีการขอเรียกดู และสิ่งที่ตอบโจทย์ได้ในข้อนี้ คือ Venio CRM ที่ออกแบบมาเพื่อเป็นมิตรกับผู้บริหารโดยเฉพาะเมื่อต้องใช้ข้อมูลมากมายในการตัดสินใจ

3.การอัพเดตของข้อมูลที่เยอะจนไม่มีวันสิ้นสุด

อีกหนึ่งปัญหาที่หลายบริษัทพบเจอคงเลี่ยงไม่พ้น การตั้งชื่อไฟล์อัพเดตข้อมูลที่ไม่มีวันสิ้นสุด กว่าจะจบการขายจริง ๆ ชื่อไฟล์คงยาวไปถึงเชียงใหม่ เมื่อกลับมาเปิดดูอีกทีก็อาจจะเพิ่มความสับสนได้อีกว่าไฟล์ไหนกันแน่ที่เป็นตัวไฟนอล และแน่นอนค่ะว่าทุกเรากล่าวมาทั้งหมดเป็นเรื่องปกติของ Excel โดยเฉพาะไฟล์ที่ต้องมีการทำงานร่วมกันหลายคน กว่าจะอัพเดตกันเสร็จเรียบร้อย ยาพาราคงหมดไปหลายกระปุก

4.ความปลอดภัยอันน้อยนิด

ไม่ใช่ข้อมูลทุกอย่างที่อยู่บน Excel จะเหมาะกับทุกคน โปรแกรมจำพวก CRM จะมีการจำกัดสิทธิ์การเข้าถึงข้อมูลที่เรียกดูได้ผ่านทาง account แต่สำหรับ Excel นั้นจะถูกจำกัดที่ระดับไฟล์เท่านั้น ซึ่งหมายถึงการใช้รหัสผ่านเพื่อเปิดไฟล์เท่านั้น ถ้าเกิดดูได้ก็จะดูได้ทั้งไฟล์ หรือไม่ก็ดูไม่ได้เลย แต่มันจะดีกว่าไหม หากเรามีโปรแกรมที่ช่วยในการดูข้อมูลต่าง ๆ ในระดับการเข้าถึงที่ต่างกัน ผลเสียที่จะไม่ตามมาหากมีโปรแกรมแบบนี้คงหนีไม่พ้น การแบ่งไฟล์และแยกส่งให้ยุ่งยาก งานหลายขั้นตอนแบบนี้ดูท่าจะไม่สนุกเอาซะเลยนะ

เมื่อ Excel ไม่สามารถทำงานดังกล่าวข้างต้นได้ดี อีกหนึ่งตัวช่วยที่สามารถตอบโจทย์ทุกปัญหาของงาน Excel ได้คงต้องยกให้ เทคโนโลยี CRM ไม่ว่าจะองค์กรเล็กใหญ่ก็สามารถใช้งานได้ แถมช่วยให้การทำงานเป็นระบบมากขึ้นอีกด้วย ซึ่งในปัจจุบัน เทคโนโลยีนี้ราคาถูกแบบที่จับต้องมีเยอะไป โดยเฉพาะ Venio CRM โปรแกรมที่จะช่วยให้งานขายของคุณง่ายขึ้นจนลืม Excel แบบเก่า ๆ ไปได้เลย

ติดตามเกร็ดความรู้ดีๆเกี่ยวกับ CRM และการบริหารงานขายได้ที่
Blog www.veniocrm.com/blog 
Facebook www.facebook.com/veniocrm
Twitter:  www.twitter.com/veniocrm
Youtube:  www.youtube.com/veniocrm

5 ข้อเท็จจริงทำไมการติดตามงานขายคุณถึงมีแต่ Fail

เคยแปลกใจไหมครับว่าทำไมการติดตามงานขายของเซลล์ในทีมนั้นถึงได้ยากเย็นซะเหลือเกิน แล้วสุดท้ายก็ไม่พ้นกับผลลัพท์ที่มีแต่ความ fail ตัวผมเองนั้นได้เห็นเซลล์จำนวนน้อยมากที่จะติดตามสถานะการขายอย่างต่อเนื่อง หลังจากที่ได้มีการนำเสนอผลิตภัณฑ์กับลูกค้าไปในครั้งแรกแล้ว ลองคิดตามผมนะครับว่าในช่วงหลายเดือนที่ผ่านมานี้ คุณได้รับการเสนอขายสินค้า หรือมีการติดต่อซื้อสินค้าไปกี่แห่ง แล้วมีสักกี่ที่ที่จะคอยกลับมาติดตามว่าคุณยังสนใจในสินค้าบริษัทอยู่หรือเปล่า จนบางทีก็ทำให้คุณอดคิดไม่ได้ว่าบริษัทเหล่านี้มีการบริหารงานขายกันอย่างไร แล้วอะไรล่ะที่เป็นสาเหตุที่ทำให้การติดตามงานขายถึงแย่ได้ขนาดนี้ วันนี้ Venio ก็จะมาไขข้องใจที่เกิดขึ้นครับ

1.คุณไม่อยากให้ลูกค้ามองว่าถูกรุกมากเกินไป

แน่นอนว่าถ้าติดตามงานขายถี่มากเกินไปก็จะมีแต่ทำให้ลูกค้ารู้สึกอึดอัด สำหรับเซลล์มืออาชีพแล้วนั้นการติดตามอัพเดทสถานะกันอยู่เรื่อยๆจนกว่าลูกค้าจะซื้อสินค้าเป็นหน้าที่ที่ต้องทำ แล้วจะทำยังไงดีล่ะให้การติดตามงานขายไม่ทำให้ลูกค้ารู้สึกถูกรุกมากจนเกินไป นั่นก็เป็นเรื่องของการบาลานซ์ซึ่งมันก็จะแตกต่างไปในแต่ละธุรกิจ แต่สำหรับคำแนะนำของผมคือการโทรหาเพื่ออัพเดทกันหนึ่งครั้งต่ออาทิตย์เป็นอะไรที่โอเคมากๆแล้วครับ ที่สำคัญคือการโทรไปต้องตรงประเด็น ได้ใจความ และโทนเสียงที่ใช้นั้นก็สำคัญไม่แพ้กันครับ

2.คุณลืมติดตาม

อ่านไม่ผิดหรอกครับ ใครจะไปเชื่อใช่ไหมครับว่าพนักงานขายจะลืมติดตามลูกค้า แต่นี่เป็นปัญหาที่เป็นเรื่องปกติมากๆครับสำหรับเซลล์เกือบจะทั้งหมด ด้วยหลายๆอย่างที่เซลล์นั้นต้องทำไม่ว่าจะเป็นปํญหาหน้างานต่างๆ การประชุมที่แสนยืดยาว รถติดบนท้องถนนระหว่างไปหาลูกค้า ล้วนเป็นสาเหตุทำให้ลืมติดตามลูกค้า แต่ปัญหานี้แก้ได้ง่ายมากๆครับ แค่คุณจัดทำแผนสำหรับการติดตามลูกค้า และคอยอัพเดทอยู่เรื่อยๆก็จะทำให้คุณไม่ลืมแล้วครับ หรือถ้าดีไปกว่านั้นคือ CRM ที่จะมาช่วยจัดการในเรื่องการติดตาม lead

3.คุณบอกลูกค้าว่าจะติดต่อ แต่คุณไม่ได้ทำ

หลังจากการคุยกันในครั้งแรกเสร็จเรียบร้อย คุณก็รับปากลูกค้าเป็นมั่นเป็นเหมาะว่าวันนั้นวันนี้คุณจะส่งใบเสนอราคา หรืออาจจะเป็นการโทรหา แต่สุดท้ายแล้วในวันนั้นคุณอาจจะติดพันจากอะไรสักอย่างหนึ่ง ทำให้คุณไม่ได้ทำในสิ่งที่คุณพูดไป หลังจากนั้นเวลาล่วงเลยไปหลายวัน คุณก็ได้แต่คิดว่าจะทำยังไงดีจะโทรหาดีไหม สุดท้ายแล้วก็เงียบกริบ สิ่งที่คุณต้องทำก็แค่

ขอโทษลูกค้าอย่างจริงใจ แต่ถ้าเป็นไปได้คือการทำตามที่บอกไว้กับลูกค้า เพื่อไม่ให้เค้ารู้สึกว่านี่ขนาดยังไม่ซื้อของด้วยเลย เซลล์ยังเป็นแบบนี้แล้วหลังจากซื้อไปจะไม่ยิ่งกว่านี้เหรอ

4.คุณคิดไปเองว่าลูกค้าจะติดต่อกลับ

ข้อนี้ก็เป็นข้อผิดพลาดที่เซลล์มักจะตกหลุมพลางกัน ส่วนใหญ่แล้วมักจะคิดว่าถ้าการพรีเซ็นงานเป็นไปได้ด้วยดีนั่นหมายความว่าลูกค้าจะติดต่อกับมาเมื่อพร้อมจะซื้อสินค้า แต่นั่นเป็นความผิดที่ใหญ่หลวงเลยครับ ในฐานะเซลล์แล้วคุณไม่อาจจะละเลยการติดตาม ติดต่อลูกค้าได้ เพราะลูกค้าของคุณอาจยุ่งได้เสมอและคุณก็มีหน้าที่ในการเตือนให้ลูกค้าคุณรู้ว่ายังมีคุณพร้อมให้บริการอยู่เสมอ

5.คุณไม่เคยถูกสอนเรื่องการตามลูกค้า

เชื่อหรือไม่ครับคนที่ทำอาชีพงานขายจำนวนมาก กลับไม่เคยได้รับการเทรนงานขาย ว่าทำไมถึงต้องมีการตามลูกค้าและจะตามได้อย่างไร แต่ข้อนี้สามารถแก้ได้ง่ายมากครับ การที่คุณอ่านบทความนี้ก็ช่วยให้รู้แล้วถึงความสำคัญของการตามงานขายและเมื่อต้องบริหารทีมขายคุณก็สามารถเอาทริคที่ได้จากบทความนี้ไปปรับใช้ได้

ติดตามเกร็ดความรู้ดีๆเกี่ยวกับ CRM และการบริหารงานขายได้ที่ 
Blogwww.veniocrm.com/blog 
Facebookwww.facebook.com/veniocrm