5 พฤติกรรมที่คุณต้องเลิกทำใน Excel

ก่อนหน้านี้เคยเขียนบทความเกี่ยวกับ Excel ไปบทความหนึ่งที่เกี่ยวกับ Excel ไม่ได้เหมาะกับทุกงาน วันนี้ผมอยากจะมาเล่าเรื่องที่ผมได้พบกับนักขายมืออาชีพมากมายที่เคลมว่าตัวเองเป็นเทพ Excel แต่รู้อะไรไหมครับ ว่ายังมีพฤติกรรมที่ผมพบเห็นหลายอย่างใน Excel ที่ไม่ว่าจะเป็นมือใหม่หรือมือเก่า ต่างก็ทำผิดพลาดหรือใช้ไปโดยความเคยชิน วันนี้ผมจะมาลิสท์ให้ฟังว่ามีอะไรบ้าง ลองสังเกตตัวเองกันดูนะครับว่าเรานั้นเผลอทำข้อไหนไปบ้างรึเปล่า

สิงที่คุณต้องเลิกทำใน Excel

1. ชอบคลิกที่ Cell

อย่างแรกเลยที่มักเจอคือคุณกำลังพิมพ์อะไรสักอย่างใน Cell แล้วหลังจากนั้นก็คลิกที่ cell อื่นเมื่อพิมพ์เสร็จ ฟังดูก็ไม่มีอะไรแปลกถูกไหมครับ แต่เมื่อก็ตามที่คุณกำลังพิมพ์สูตรอยู่  Excel จะเข้าใจว่าคุณ ref ไปที่ cell นั้นครับ แก้ด่วน!

2. ลบด้วย space

ลบ data ใน cell ด้วยการกด SPACE Bar รู้ไหมครับว่านั่นหมายถึงว่าคุณแทนที่ค่านั้นด้วย SPACE เซลล์นั้นไม่ถุกลบไปจริงๆ

3. ไม่ใช้ Cell reference

สำหรับคนที่ต้องบริหารทีมขาย คงเจอการใช้สูตรแบบนี้บ่อยๆเช่น =c1*b2-e7+d5 ถ้าดูผลลัพท์อย่างเดียวก็ไม่มีปัญหาอะไร แต่เมื่อไรก็ตามที่สูตรมีปัญหาแล้วต้องดูย้อนกลับไป ก็ต้องเสียเวลาไล่หาว่าแต่ละช่องมันคือค่าอะไร ลองกำหนดชื่อให้เซลล์ดู โดยการใส่ชื่อที่ช่องข้าง cell แทนเช่น rate, discount, cost

4. ใช้สีในการอธิบายค่า

จริงๆแล้วมันก็เป็นไอเดียที่ดีนะครับในการเอาสีมาแทนค่า แต่นั่นหมายถึงว่าคุณใช้ Excel นั้นคนเดียว ถ้าแชร์ Excel นั้นให้คนอื่นก็ต้องมามีส่วนอธิบายอีกว่าแต่ละสีนั้นหมายถึงอะไร และมันทำให้ spreadsheet ของคุณนั้นดูน่าเกลียดพิลึกเลยทีเดียว

5. Bad formatting

Excel โดยปกตินั้นเก่งเรื่อง data format โดยอัตโนมัติมาก คุณสามารถทดลองใส่ 1-1 แทนที่จะเป็น 0 แต่ Excel จะรู้ทันทีว่าคุณหมายถึงวันที่ 1 มกรา แต่ก็มีบางกรณีที่ Excel อาจจะทำผิดได้เช่น หากคุณใส่ September 20th, 2019 กรณีแบบนี้คุณจะไม่สามารถนำค่าไปใช้ได้ต่อได้ง่ายๆ ดังนั้นแล้วการรู้ formatting จึงเป็นสิ่งที่ดี

แถมอีกข้อนึงสำหรับทีมขาย หากคุณต้องบริหารทีมขาย ดูแลเรื่องลูกค้าเป็นประจำโดยใช้ Excel แล้วก็ล่ะก็ ลองเรียกข้อมูลดูผ่าน Pivot table ดูสิ ถึงแม้ว่าคุณจะคิดว่ามันมี formula มากมากที่สามารถใช้งานได้ แต่ถ้าเทียบกับ pivot table แล้ว ตัว pivot table นั้นทรงพลังกว่าเยอะมากๆครับ