5 สิ่งที่ทำให้ Excel ไม่ได้เหมาะกับทุกงานอย่างที่เคยคิด

เชื่อว่ามากกว่า 95% ของธุรกิจ Excel เป็นโปรแกรมมาตรฐานที่ต้องมีอยู่ในออฟฟิศ หากกล่าวว่าใครๆก็ชื่นชอบการใช้ Excel ก็คงไม่เป็นเรื่องเกินจริงแต่อย่างใด ก็ในเมื่อ Excel นั้นเป็นอะไรที่ใช้งานง่าย เรียนรู้ง่าย หลายๆคนก็คุ้นเคยกับการใช้งาน และที่สำคัญสำหรับองค์กรแล้ว Excel นั้นยังมีราคาถูก เมื่อเปรียบเทียบกับซอพต์แวร์ที่เกิดมาเพื่อการใช้งานเฉพาะเช่นพวก CRM แต่รู้หรือไม่ครับยังมีหลายเหตุผลที่ทำให้การใช้งานไม่ได้เหมาะสมกับทุกอย่างอย่างที่เคยคิด และยังจะก่อให้เกิดปัญหาต่างๆ โดยเฉพาะหากคุณเป็น SME หรือบริษัทขนาดเล็กที่มีเรื่องต่างๆต้องจัดการมากมาย แล้วปัญหาจะมีอะไรบ้างลองมาดูกันเลยครับ

การติดตามยอดขาย
สิ่งสำคัญที่สุดสำหรับบริษัทก็คือลูกค้าและคนที่สนใจในผลิตภัณฑ์ การเอา Excel เข้ามาใช้ในการเก็บข้อมูลการติดตามลูกค้า จริงๆแล้วมันก็ไม่ใช่เรื่องผิดอะไรครับ เพราะว่ามันช่วยให้เรารู้ได้ถึงสถานะลูกค้าแต่ละราย แต่ลองคิดดูครับถ้าในทีมขายมีจำนวนหลายคน การที่มาอัพเดทติดตามยอดใน Excel จะยุ่งยากขนาดไหน ท้ายที่สุด Lead ที่สนใจในผลิตภัณฑ์เราก็อาจจะไม่มีใครคอยติดต่อเลยก็ได้ครับ พลาดโอกาสการขายไปอย่างน่าเสียดาย

ข้อมูลที่เก็บมีการอัพเดทเรื่อยๆ
บริษัทคุณเคยพบเจอปัญหานีไหมครับ มีไฟล์ชื่อABC_customer_contact_v.4.1.1.final.xls เสร็จแล้วก็มี ABC_customer_contact_ v.4.1.1.final2.xls แล้วก็ยังมี ABC_customer_contact_ v.4.1.1.final2_latest.xls ดูแล้วก็ชวนปวดหัวเสียเหลือเกินว่าจะต้องยึดไฟล์ไหนเป็นหลักดี ต้องบอกตรงๆครับว่ามันเป็นเรื่องปกติของ Excel โดยเฉพาะไฟล์ที่ต้องมีการทำงานร่วมกันหลายคน ส่งต่อกันไปมา กว่าจะต้องรอการอัพเดท แล้วหลังจากนั้นยังต้องหวังว่าจะไม่มีใครกรอกข้อมูลไรผิด หรืออัพเดทกันผิดไฟล์อีก

การพยายามใช้เป็น CRM ในบริษัท
แน่นอนว่าการพยายามนำเอา Excel มาใช้ในการทำ CRM ในบริษัทเป็นสิ่งที่ดี การมีระบบ CRM จะช่วยอย่างแน่นอนในการบริหารงานขายของคุณ แต่รู้อะไรไหมครับ อะไรที่ท้าทายที่สุดในการพยายามใช้ CRM ? จากที่มีการสำรวจในเรื่องการใช้ CRM ในการบริหารจัดการลูกค้า สิ่งที่ทำให้ยุ่งยากมากๆคือการเริ่มใช้งานระบบ การจัดเตรียมข้อมูล และแน่นอนว่าสำหรับ Excel มันก็เป็นความท้าทายที่ไม่น้อยเลยทีเดียว โดยเฉพาะการต้องกรอกข้อมูลผ่านตารางเป็นพันๆแถว เผลอๆคุณอาจจะล้มเลิกการใช้ CRM ทั้งๆที่รู้ว่ามันดี เพียงเพราะเหตุผลเรื่องการใช้ Tool ไม่เหมาะกับงานก็ได้นะครับ

ข้อมูลเป็นพรืด
นอกจากการกรอกข้อมูลที่ยุ่งยากแล้ว การดูข้อมูลใน Excel ยังลำบาก โดยเฉพาะสำหรับผู้บริหารที่ต้องมีการดูข้อมูลตัวเลขแล้วตัดสินใจอยู่ตลอดเวลา ตอนนี้คุณผู้อ่านอาจจะคิดว่าจริงๆแล้วมันก็มีพวกฟังก์ชั่น pivot table ที่ใช้ในการดูข้อมูลหนิ แต่นั่นก็อาจจะยังไม่เพียงพอสำหรับบางงาน เพราะหลังจากสรุปตัวเลขใน Excel แล้วยังต้องมาทำนำเสนอผ่านทาง PPT อีก กว่าข้อมูลจะถึงผู้บริหารข้อมูลก็ไม่อัพเดทซะแล้ว ปัจจุบันโปรแกรม CRM จำนวนมากสามารถสร้างและแสดงผลข้อมูลได้ทันทีที่มีการขอเรียกดู และ Venio CRM ก็มีการออกแบบที่เป็นมิตรเหมาะสำหรับผู้บริหารที่ต้องใช้ข้อมูลในการตัดสินใจ

ปัญหาความปลอดภัย
ไม่ใช่ข้อมูลทุกอย่างที่อยู่บน Excel จะเหมาะกับทุกคน โปรแกรมจำพวก CRM จะมีการจำกัดสิทธิ์การเข้าถึงข้อมูลที่เรียกดูได้ผ่านทาง account แต่สำหรับ Excel นั้นมันถูกจำกัดที่ระดับไฟล์เท่านั้น นั่นหมายความว่าต้องใช้รหัสผ่านในการเปิดไฟล์ ถ้าคุณดูได้ก็คือดูได้ทั้งไฟล์ ไม่อย่างนั้นก็คือดูไม่ได้เลย และถ้าคุณมีข้อมูลที่ต้องมีระดับการเข้าถึงที่แตกต่างกัน นั่นหมายความว่าคุณอาจจะต้องแบ่งไฟล์แล้วแยกส่งให้แต่ละคน และนั่นก็ไม่ใช่งานที่น่าสนุกสักเท่าไรนัก

เทคโนโลยี CRM ในปัจจุบันก็มีราคาที่ถูกลงมาก แม้แต่บริษัทขนาดเล็กหรือ SME ก็สามารถใช้งานได้ และยังช่วยให้การทำงานเป็นระบบและขจัดปัญหาที่อาจจะเกิดความยุ่งยากขึ้นได้ในอนาคต หากคุณกำลังมองหาระบบที่จะช่วยบริหารจัดการงานขาย Venio CRM ก็เป็นอีกทางเลือกหนึ่งที่คุณอาจจะลองพิจารณาดูครับ

ติดตามเกร็ดความรู้ดีๆเกี่ยวกับ CRM ได้ที่
Blog:
www.veniocrm.com/blog 
Facebook: www.facebook.com/veniocrm