5 พฤติกรรมที่คุณต้องเลิกทำใน Excel

ก่อนหน้านี้เคยเขียนบทความเกี่ยวกับ Excel ไปบทความหนึ่งที่เกี่ยวกับ Excel ไม่ได้เหมาะกับทุกงาน วันนี้ผมอยากจะมาเล่าเรื่องที่ผมได้พบกับนักขายมืออาชีพมากมายที่เคลมว่าตัวเองเป็นเทพ Excel แต่รู้อะไรไหมครับ ว่ายังมีพฤติกรรมที่ผมพบเห็นหลายอย่างใน Excel ที่ไม่ว่าจะเป็นมือใหม่หรือมือเก่า ต่างก็ทำผิดพลาดหรือใช้ไปโดยความเคยชิน วันนี้ผมจะมาลิสท์ให้ฟังว่ามีอะไรบ้าง ลองสังเกตตัวเองกันดูนะครับว่าเรานั้นเผลอทำข้อไหนไปบ้างรึเปล่า

1.ชอบคลิกที่ Cell

อย่างแรกเลยที่มักเจอคือคุณกำลังพิมพ์อะไรสักอย่างใน Cell แล้วหลังจากนั้นก็คลิกที่ cell อื่นเมื่อพิมพ์เสร็จ ฟังดูก็ไม่มีอะไรแปลกถูกไหมครับ แต่เมื่อก็ตามที่คุณกำลังพิมพ์สูตรอยู่  Excel จะเข้าใจว่าคุณ ref ไปที่ cell นั้นครับ แก้ด่วน!

2.ลบด้วย space

ลบ data ใน cell ด้วยการกด SPACE Bar รู้ไหมครับว่านั่นหมายถึงว่าคุณแทนที่ค่านั้นด้วย SPACE เซลล์นั้นไม่ถุกลบไปจริงๆ

3.ไม่ใช้ Cell reference

สำหรับคนที่ต้องบริหารทีมขาย คงเจอการใช้สูตรแบบนี้บ่อยๆเช่น =c1*b2-e7+d5 ถ้าดูผลลัพท์อย่างเดียวก็ไม่มีปัญหาอะไร แต่เมื่อไรก็ตามที่สูตรมีปัญหาแล้วต้องดูย้อนกลับไป ก็ต้องเสียเวลาไล่หาว่าแต่ละช่องมันคือค่าอะไร ลองกำหนดชื่อให้เซลล์ดู โดยการใส่ชื่อที่ช่องข้าง cell แทนเช่น rate, discount, cost

4.ใช้สีในการอธิบายค่า

จริงๆแล้วมันก็เป็นไอเดียที่ดีนะครับในการเอาสีมาแทนค่า แต่นั่นหมายถึงว่าคุณใช้ Excel นั้นคนเดียว ถ้าแชร์ Excel นั้นให้คนอื่นก็ต้องมามีส่วนอธิบายอีกว่าแต่ละสีนั้นหมายถึงอะไร และมันทำให้ spreadsheet ของคุณนั้นดูน่าเกลียดพิลึกเลยทีเดียว

5.Bad formatting 

Excel โดยปกตินั้นเก่งเรื่อง data format โดยอัตโนมัติมาก คุณสามารถทดลองใส่ 1-1 แทนที่จะเป็น 0 แต่ Excel จะรู้ทันทีว่าคุณหมายถึงวันที่ 1 มกรา แต่ก็มีบางกรณีที่ Excel อาจจะทำผิดได้เช่น หากคุณใส่ September 20th, 2019 กรณีแบบนี้คุณจะไม่สามารถนำค่าไปใช้ได้ต่อได้ง่ายๆ ดังนั้นแล้วการรู้ formatting จึงเป็นสิ่งที่ดี

แถมอีกข้อนึงสำหรับทีมขาย หากคุณต้องบริหารทีมขาย ดูแลเรื่องลูกค้าเป็นประจำโดยใช้ Excel แล้วก็ล่ะก็ ลองเรียกข้อมูลดูผ่าน Pivot table ดูสิ ถึงแม้ว่าคุณจะคิดว่ามันมี formula มากมากที่สามารถใช้งานได้ แต่ถ้าเทียบกับ pivot table แล้ว ตัว pivot table นั้นทรงพลังกว่าเยอะมากๆครับ

ติดตามเกร็ดความรู้ดีๆเกี่ยวกับ CRM ได้ที่
Blog: 
www.veniocrm.com/blog 
Facebook: www.facebook.com/veniocrm

10 ทิปการใช้งาน Excel แบบโปร

Excel ถ้าให้พูดแล้วก็น่าจะนับว่าเป็นโปรแกรมที่ต้องมีในทุกบริษัท ผมเชื่อว่าเกือบจะแทบทุกคนอย่างน้อยๆต้องเคยใช้งาน Excel มาแล้ว และโดยเฉพาะอย่างยิ่งถ้าเป็นกับงานขาย หากบริษัทไม่มีโปรแกรม CRM ใช้งานแล้วล่ะก็ Excel ก็เป็นอะไรที่ขาดไม่ได้เลย แต่นั่นก็เป็นอีกสาเหตุที่ทำให้ทีมขายต้องปวดหัวกับมันมาก และจากผลสำรวจก็พบว่าพนักงานส่วนใหญ่ยังไม่ค่อยรู้ด้วยซ้ำว่า Excel สามารถทำอะไรได้บ้าง วันนี้ Venio เราก็จะมาแนะนำทิปทั้ง 10 ข้อที่จะช่วยให้คุณสามารถเอามาใช้บริหารทีมขาย เก็บข้อมูลลูกค้าได้ดียิ่งขึ้นครับ

มาเริ่มกันเลยดีกว่า 

1.รู้จักกับ Conditional Formatting

โดยปกติแล้วเรามักจะคุ้นชินกับการใช้ filter ในการกรองข้อมูล แต่รู้ไหมครับว่า Conditional formatting ก็เป็นอะไรที่ช่วยในการจัดการข้อมูลที่ดีเยี่ยม และทรงพลังมากๆ โดยเฉพาะอย่างยิ่งถ้าหากคุณมีการเก็บข้อมูลลูกค้า ข้อมูลเซลล์ที่ซับซ้อน เพียงแค่กดใช้ไม่กี่คลิกแล้วเลือกเงื่อนไขลงไป คุณก็จะรู้ได้แล้วว่าพนักงานคนไหนที่อยู่ในกลุ่ม top 10%

2.ดูข้อมูลง่ายๆผ่านสเตตัสบาร์

เมื่อใดก็ตามที่คุณอยากจะรู้ข้อมูลอะไรเร็วๆ เช่นค่าเฉลี่ย ผลรวม ก็สามารถทำไฮไลท์ที่ช่องที่ต้องการได้แล้วก็เพียงแค่ดูข้อมูลตรงช่องด้านขวาล่าง เราก็จะรู้ข้อมูลได้ง่ายๆไม่ต้องทำการใส่สูตรทุกครั้ง นอกจากนี้เราสามารถเปลี่ยนค่าที่แสดงได้โดยการคลิกขวาที่ status bar แล้วติ๊กปรับครับ เท่านี้คุณก็สามารถบริหารทีมขาย ประชุมทีมได้ไวขึ้นอีกเป็นกอง

3.Transpose ข้อมูลง่ายๆ

transpose หลายๆคนคงเคยมีปัญหาเมื่อต้องใช้ใช้ข้อมูลเดิมไปใช้ในแนวนอนแทน รู้ไหมครับว่าเราสามารถกลับข้อมูลแนวตอนแนวตั้งได้ง่ายๆด้วยการ paste แบบ transpose ครับ

4.Flash Fill

อีกหนึ่งฟีเจอร์ใน excel ที่สะดวกและทำให้ทำงานได้รวดเร็วมากๆเลยก็คือ Flash fill ครับ ยกตัวอย่างเช่นเราใส่ชื่อเต็มในคอลัมน์ A และ B ต้องการใส่แค่ชื่อ ส่วน C ต้องการใส่นามสกุล แค่เราทำเสร็จในแถวแรก Excel ก็จะรู้แล้วว่าเราต้องการทำอะไรครับ แต่หากไม่ทำให้โดยอัตโนมัติเราก็แค่เข้าที่ Data > Flash Fill

5.Filter

Filter ข้อมูลที่ต้องการง่ายๆเพียงแค่กดเลือกที่ column ที่ต้องการทำการ filter เลือกเงื่อนไขได้ตามต้องการเพื่อกรองข้อมูลที่ไม่ต้องการใช้งานออกไป ฟังก์ชั่นนี้มีประโยชน์มากๆสำหรับทีมขาย เพราะต้องมีการวิเคราะห์ข้อมูลยอดขายกันอยู่เสมอ ดังนั้นต้องหัดเล่นฟังก์ชั่นนี้ให้คล่องๆนะครับ

6.คีย์ลัดช่วยในการเข้าถึงข้อมูล

ใช้คีย์ลัดเพื่อช่วยให้ทำงานได้รวดเร็วขึ้น เพราะธรรมชาติของนักขายมืออาชีพเวลานั้นคือเงิน สำหรับคีย์ลัดหลักๆที่จำเป็นต้องจำเลยคือ

Ctrl + C : Copy

Ctrl + X : Cut

Alt + = : Auto Sum

Ctrl + PgDn, Ctrl + PgUp : ข้ามแผ่นงาน

Ctrl + Arrow key : ข้ามข้อมูลในแถวตามทิศทางลูกศร

Ctrl + Shift + Arrow key : เลือกข้อความที่ต้องการ


7.Lock ตารางซะ

บางครั้งการนำเสนอข้อมูลผ่านทาง Excel ก็มีข้อมูลเยอะมากทำให้เราไม่รู้ว่าตัวเลขนี้มีความหมายว่าอย่างไร วิธีนี้ก็แก้ได้ง่ายโดยการทำการ Freeze Panes ก็จะทำให้เราดูข้อมูลได้ง่ายขึ้นอีกเยอะครับ

8.LEFT, RIGHT และ LEN สารพัดประโยชน์

Right (text, จำนวนอักษร) เพื่อตัดคำนับจากด้านขวา

Left (text, จำนวนอักษร) เพื่อตัดคำนับจากด้านซ้าย

LEN นับจำนวนคำ 

ก็เป็นอีกฟังก์ชั่นหนึ่งใน Excel ที่ช่วยพนักงานขายได้เยอะมากครับ เพราะบางครั้งไฟล์ที่ได้จากลูกค้าอาจจะมี format ที่ไม่เหมือนกับไฟล์ต้นฉบับเรา และเมื่อต้องการเทียบสินค้าสองตัวการใช้ฟังก์ชั่นนี้เพื่อตัดคำจนได้เฉพาะชื่อรุ่นที่ต้องการก็จะทำให้การเทียบเป็นไปได้อย่างรวดเร็วครับ

9.Vlookup

Vlookup ก็เป็นตัวอย่างหนึ่งสำหรับการหาข้อมูลที่เราต้องการ เป็นฟังก์ชั่นหลักที่ผมแนะนำว่าเซลล์ทุกคนควรจะใช้เป็น เพราะถ้าใช้ไม่เป็นแล้วล่ะก็จะลำบากมากๆเลยครับในกรณีที่บริษัทไม่มีระบบ CRM แล้วต้องใช้ Excel ในการทำ report

จากตัวอย่างข้างต้น

= Vlookup (value, table, col_index, [range_lookup])

Value ในสูตรคือ E3 ก็คือไอดี 601 ที่เราใส่เพื่อหาแผนก

table คือ A4:F10 นั่นก็คือทั้งตารางด้านล่างในภาพครับ

col_index คือต้องการให้แสดงผลจาก column ไหน ในที่นี้คือแผนกก็เป็นเลข 6 ครับ

range_lookup อันนี้เราอาจจะใส่หรือไม่ใส่ก็ได้ เมื่อใส่เป็น false คือต้องเป็น exact match เท่านั้นครับ


10.Pivot table สุดทรงพลัง

สำหรับอันนี้อาจจะไม่ได้มีตัวอย่างให้ดูครับ เนื่องจากว่า pivot table ถือเป็นเรื่องใหญ่เรื่องนึงเลยทีเดียว จริงๆแล้ว pivot table สำหรับเซลล์มืออาชีพนั้นเป็นอะไรที่ต้องทำให้เป็นเลยก็ว่าได้ครับ เพราะข้อมูลดิบที่เราได้รับมาไม่ว่าจะเป็นจากในบริษัทเราเอง จากบริษัทคู่ค้าที่ให้เรามา มักจะเป็นข้อมูลที่ยังไม่สามารถทำความเข้าใจได้ง่ายๆ ดังนั้นแล้วเซลล์มืออาชีพเมื่อได้ข้อมูลพวกนี้มาก็จะเรียกดูผ่านทาง pivot table ซึ่งเจ้าตัว pivot table นี้ก็มีความสามารถหลากหลายมาก โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อข้อมูลมีจำนวนมากๆเจ้า pivot table ตัวนี้ก็จะยิ่งมีประโยชน์ครับ เพราะเราสามารถเรียกดูข้อมูลปรับแต่งให้เข้ากับความต้องการได้

ติดตามเกร็ดความรู้ดีๆเกี่ยวกับ CRM และการบริหารงานขายได้ที่ 
Blogwww.veniocrm.com/blog 
Facebookwww.facebook.com/veniocrm