ไกด์จัดเต็มเลือก CRM system ให้เหมาะกับองค์กรคุณ

ปฏิเสธไม่ได้ว่า CRM System เป็นตัวเลือกที่ธุรกิจไม่ว่าจะขนาดใหญ่ กลาง ไปจนขนาดเล็ก ต่างหันมาใช้งานกันมากขึ้น เพื่อนำมาช่วยในเรื่องการจัดเก็บข้อมูลของลูกค้าอย่างเป็นระบบ ทำให้ง่ายต่อการเรียกดูหรือนำข้อมูลไปวิเคราะห์ต่อ หรือจะนำมาช่วยทีมขายให้ทำงานได้มีประสิทธิภาพมากขึ้น อย่างการลดความยุ่งยากในการติดตามลูกค้า ติดตามได้ไม่ตกหล่น จบการขายได้รวดเร็วมากขึ้น เป็นต้น แต่เมื่อคุณไปเสิร์ชคำว่าระบบ CRM ใน Google คุณก็จะเห็นแบรนด์ต่าง ๆ มากมายขึ้นมาให้เลือก และเกิดคำถามว่า แล้วเราจะเลือกเจ้าไหนดีล่ะ เจ้าไหนถึงจะตอบโจทย์ ใช้แล้วได้ผลลัพธ์ที่ดีเกิดความคุ้มค่าอย่างแท้จริง ในบทความนี้เรามีแนวทางในการเลือกระบบ CRM ที่ใช่มาฝากกัน

วิเคราะห์ลักษณะองค์กร และความต้องการของเราก่อน

อย่างที่รู้กันว่าโปรแกรม CRM นั้นมีหลากหลายแบรนด์มาก ๆ ซึ่งแต่ละแบรนด์ก็มีความโดดเด่นแตกต่างกันเพื่อให้ตอบโจทย์ธุรกิจที่ต้องการความสามารถในด้านนั้น ๆ ฉะนั้นปัจจัยสำคัญในการเลือก ไม่ใช่เลือก CRM ที่มีฟีเจอร์เยอะ ๆ เป็นหลัก แต่ควรเลือก CRM ที่เหมาะกับองค์กรของเราที่สุด มีฟีเจอร์ที่ช่วยสร้างประโยชน์ให้กับเราได้จริง ดังนั้น ก่อนอื่นมาเช็กองค์กรของเราก่อนว่าเราเป็นองค์กรลักษณะไหน แบบ B2B หรือ B2C เพราะธุรกิจทั้ง 2 ประเภทย่อมแตกต่างกันในเรื่องของความซับซ้อนในการติดต่อหรือการติดตามลูกค้า รวมทั้งการเก็บข้อมูลลูกค้าด้วย

และอีกสิ่งสำคัญที่ต้องเช็กก็คือ เรามีปัญหาหรือมีความต้องการอะไรที่อยากใช้ระบบ CRM เข้ามาช่วย ลิสต์ออกมาให้หมด เช่น คุณมีเซลล์หลายคน ทำให้ Monitor ดีลของแต่ละคนลำบาก หรือลูกค้าประจำลดลง ต้องการตัวช่วยให้การติดตามลูกค้ามีความสะดวกขึ้น ตรวจสอบได้ เห็นภาพรวมได้ เป็นต้น

ระบุสเปคและฟีเจอร์ของ CRM System ที่องค์กรต้องการ

ลองลิสต์ออกมาว่าระบบ CRM ที่เรากำลังมองหาควรเป็นแบบไหนตามข้อแรกที่เราได้เช็กตัวเอง เช่น ใช้ได้กับขนาดองค์กร 100 คน ลักษณะธุรกิจแบบ B2B พร้อมฟีเจอร์ที่ต้องการ เช่น ถ้าคุณมีปัญหาในการบริหารทีมขาย คุณอาจจะต้องการฟีเจอร์ที่ช่วยจัดการ Lead จัดการลูกค้าอย่างเป็นระบบ มีความสามารถในการมอบหมายลูกค้าได้สะดวก ดูภาพรวมการดีลได้ทั่วถึง เช่น Lead Management, Customer Management, Deal Management, Activity Management, มี Pipeline เพื่อให้ดูภาพรวมดีลทั้งหมดได้สะดวก

หรือถ้าคุณต้องการระบบ CRM ให้เข้ามาช่วยงานในด้านการตลาด คุณอาจจะมองหาฟีเจอร์ที่ช่วยเรื่อง Lead Generation ช่วยเรื่องของแคมเปญต่าง ๆ เช่น Campaign Management, Social Media Management, มีความสามารถในเรื่องของ Automation

TIPS: อย่าลืมนึกถึงเรื่องการเติบโตขององค์กรในอนาคต ควรเลือกระบบ CRM ที่สามารถอัปเกรดรองรับการเติบโตของธุรกิจคุณได้ นอกจากนี้อย่าลืมคำนึงถึงผู้ใช้งานในองค์กรของเราว่าเป็นใคร เช่น ถ้าเป็นพนักงานขายที่ต้องออกไปพบปะกับลูกค้าเป็นประจำ ระบบ CRM ควรสามารถใช้งานแบบเคลื่อนที่หรือใช้ในมือถือได้ เพื่อให้พนักงานขายสามารถใช้งานได้จริงขณะออกไปคุยกับลูกค้า

ทดลองใช้งาน หรือขอดูเดโม่ เพื่อเปรียบเทียบและหา CRM ที่ใช่

เมื่อระบุฟีเจอร์ที่ต้องการเรียบร้อยแล้วก็ลองค้นหาดูว่ามีระบบ CRM ไหนบ้างที่มีฟีเจอร์ตรงตามที่เราลิสต์ไว้ แล้วทำการติดต่อขอทดลองใช้งาน หรือขอดูเดโม่ก่อน ซึ่งในขั้นตอนนี้ควรให้ผู้ที่ต้องใช้งานจริงซึ่งก็คือพนักงานเข้ามาทดลองใช้งานหรือเข้ามาเห็นหน้าตาของตัวระบบ CRM ด้วย แล้วลองตรวจสอบดูว่าฟีเจอร์ที่เราต้องการนั้น CRM ตัวนี้สามารถตอบโจทย์ได้จริงไหม พนักงานของเราจะสะดวกมากขึ้นจริงไหม แล้วมีความ Friendly กับผู้ใช้งานมากน้อยแค่ไหน เป็นต้น

เลือกระบบ CRM ที่สามารถเชื่อมต่อกับระบบอื่น ๆ ได้ เพื่อความสะดวกมากยิ่งขึ้น

เป็นอีกหนึ่งปัจจัยสำคัญในการเลือกระบบ CRM System เพราะในการทำงานจริง เราไม่ได้ทำงานอยู่แค่แพลตฟอร์มเดียวจบ อย่างเช่นทีมเซลล์ ที่อาจจะต้องมีการติดต่อกับลูกค้าอีกหลากหลายช่องทาง เช่น Gmail หรือโซเชียลมีเดียอย่าง Line หรือ Facebook ดังนั้นเมื่อเรากำลังจะเลือกใช้บริการ CRM แล้ว ก็ควรเลือกสิ่งที่ทำให้พนักงานของคุณทำงานง่ายและสะดวกที่สุด โดยการตรวจสอบดูว่าระบบ CRM ที่เราเลือกไว้สามารถเชื่อมต่อกับระบบอื่น ๆ ได้ไหม และควรเชื่อมต่อได้กับช่องทางที่ทีมขายต้องใช้เป็นประจำ เช่น google G Suite, Office 365, Line, Facebook หรือถ้าสามารถเชื่อมต่อกับซอฟต์แวร์อื่น ๆ ได้ด้วย เช่น ซอฟต์แวร์ด้านบัญชีที่คุณใช้งานอยู่ ก็จะยิ่งเพิ่มความสะดวกมากยิ่งขึ้นไปอีก เพราะการรวมทุกช่องทางมาไว้ในที่เดียว ทำให้ไม่ต้องสลับเปลี่ยนไปคุยทางนู้นทีทางนี้ที

สรุป

การเลือก CRM System ที่เหมาะกับองค์กร เราควรเริ่มจากการวิเคราะห์ที่ตัวองค์กรของเรา รู้จักตัวเราก่อนว่าเราเป็นองค์กรลักษณะไหน แล้วมีปัญหาหรือมีความต้องการอะไรที่อยากใช้ระบบ CRM เข้ามาช่วย จากนั้นให้ลิสต์ออกมาเป็นข้อ ๆ ว่าเราต้องการฟีเจอร์และความสะมารถอะไรบ้างที่จะมาช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานของเรา หรือทำให้พนักงานของเราทำงานง่ายขึ้น เมื่อได้ฟีเจอร์ทั้งหมดมาแล้ว ก็ลองหาตัวเลือกว่ามีแบรนด์ไหนเข้าเกณฑ์บ้าง แล้วค่อยติดต่อขอทดลองใช้จริง และพิจารณาดูว่าใครสามารถตอบโจทย์เราได้มากที่สุด นอกจากนี้อย่าลืมพิจารณาในเรื่องความสามารถในการเชื่อมต่อกับระบบอื่น ๆ เข้าไปด้วย เพราะอย่าลืมว่าพนักงานของเราต้องทำงานกับหลายระบบ หลายช่องทาง ถ้าสามารถเชื่อมต่อหลายระบบเข้าด้วยกันได้ ก็จะช่วยลดขั้นตอน ลดความยุ่งยากในการทำงานลงได้ค่ะ