Quotation คืออะไร พร้อมเคล็ดลับจัดการใบเสนอราคา

Quotation หรือที่เรามักรู้จักกันดีในนามของใบเสนอราคา สำหรับเซลล์ทุกคนนั้นเรียกได้ว่าเป็นเอกสารสำคัญ และเหมือนเป็นจุดเริ่มต้นของการปิดดีลเลยก็ว่าได้ เพราะเมื่อไรก็ตามที่ลูกค้าเริ่มสนใจในสินค้าหรือบริการของเรา สิ่งแรกที่เค้ามักจะถามหากันก็คือช่วยออกใบเสนอราคาให้หน่อยนั่นเอง แต่เชื่อหรือไม่เอกสารตัวนี้กลับเป็นเอกสารที่ลูกค้าต้องเสียเวลาในการตามกันบ่อยครั้งมาก นักขายเองก็มักจะละเลยในการส่งใบเสนอราคาให้กับลูกค้า ไม่ว่าจะด้วยปัญหาไม่มีเวลาบ้าง หรือไม่มีมาตรฐานในการออกใบเสนอราคาก็แล้วแต่ วันนี้ Venio เราจะมาเล่าให้ฟังถึงเรื่องของ quotation แบบละเอียด

ทำความรู้จักกับ quotation และส่วนประกอบที่ดี

Quotation หรือใบเสนอราคานั้นก็เป็นเอกสารที่ทางผู้ขายนั้นออกให้กับผู้ซื้อโดยมีจุดประสงค์เพื่อทำการเสนอราคาของสินค้าและบริการให้กับทางผู้ซื้อรับทราบ ทั้งนี้เพื่อให้ทางผู้ซื้อรู้ถึงราคาที่จะต้องจ่ายก่อนที่จะทำการสั่งซื้อสินค้าจริง โดยปกติแล้วใบเสนอราคานั้นไม่ได้มีผลทางกฏหมาย อย่างไรก็ตามมักเป็นที่รู้กันว่าถ้าลูกค้าตกลงเซ็นใบเสนอราคากลับมานั่นหมายความว่าลูกค้ายอมรับในเรื่องของราคานั้นเรียบร้อยแล้ว

ส่วนประกอบที่สำคัญของ Quotation ที่จำเป็นและขาดไม่ได้เลยในใบเสนอราคาแต่ละใบ จะมีดังต่อไปนี้

• เลขที่ใบเสนอราคา เพื่อเอาไว้ใช้ในการอ้างอิง และติดตามใบเสนอราคาที่ออกไปแล้วในอนาคต
• รายละเอียดบริษัท โดยมากมักจะต้องมีโลโก้ ชื่อบริษัท ที่อยู่ อีเมล เบอร์โทร รวมไปถึงเลขนิติบุคคลอีกด้วย
• พนักงานขาย ในส่วนนี้จะบ่งบอกว่าพนักงานขายรายได้เป็นผู้ออกใบเสนอราคาใบนี้ โดยมีทั้งชื่อและรายละเอียดในการติดต่อให้ครบถ้วน
• รายละเอียดลูกค้า เพื่อให้รู้ว่าใบเสนอราคาใบนี้ออกให้กับลูกค้ารายใด
• สินค้าและบริการ โดยระบุถึงชื่อสินค้าและบริการที่ลูกค้าต้องการ พร้อมรายละเอียดของสินค้านั้น ๆ นอกจากนั้นแล้วเรื่องของจำนวนก็เป็นสิ่งที่ต้องใส่เข้าไปในใบเสนอราคาให้ครบถ้วน และในส่วนของราคารวมเองนั้นก็ควรจะต้องมีการแยกย่อยในเรื่องของค่าอื่น ๆ ที่พึงมีเช่น ค่าขนส่ง ราคาสินค้ารวม VAT
• ส่วนท้ายใบเสนอราคา ส่วนนี้ก็จะเป็นส่วนที่เตรียมไว้เพื่อให้ลูกค้าสามารถเซ็นตอบรับใบเสนอราคา นอกจากนี้ยังสามารถระบุรายละเอียดอื่น ๆ เช่น credit term, ช่องทางการชำระเงิน, ใบเสนอราคามีอายุถึงเท่าไร

จัดการ Quotation แบบมืออาชีพยังไงดีนะ?

1.ให้ความสำคัญกับสิ่งที่รับปากลูกค้าไว้

หากหน้างานที่เราออกไปพบกับลูกค้าแล้วเรามีการรับปากลูกค้าไว้ว่าในเย็นวันนี้เราจะทำการส่งใบเสนอราคาไปให้กับทางลูกค้า แม้ว่าเราจะรู้สึกอ่อนระโหยโรยแรงจากการออกไปพบลูกค้าทั้งวันและต้องการพักมากแค่ไหน แต่นักขายมืออาชีพนั้นก็ยังต้องรีบทำใบเสนอราคาส่งให้กับลูกค้าอยู่ดี เพราะหากคุณละเลยในสิ่งที่สามารถทำได้โดยใช้เวลาไม่นานอย่างใบเสนอราคาแล้ว ลูกค้าก็จะเกิดคามรู้สึกที่ไม่อยากไปต่อได้ด้วยเช่นกัน

2.ทำให้แน่ใจว่ารายละเอียดครบถ้วน

อีกสิ่งหนึ่งที่จะช่วยให้เห็นว่าคุณเป็นนักขายที่ดีและเอาใจใส่กับลูกค้า ก็คือการที่คุณสามารถใส่รายละเอียดของสิ่งที่ลูกค้าต้องการต่าง ๆ ลงไปได้อย่างครบถ้วนไม่ตกหล่น ยกตัวอย่างเช่นหากลูกค้าต้องการรายละเอียดของสินค้าทั้ง 3 ชนิด ๆ คุณก็จำเป็นที่จะต้องใส่รายละเอียดในเรื่องของราคาเข้าไปให้อย่างครบถ้วน และถ้าจะให้ดี หากมีคุณลักษณะอื่น ๆ ที่ลูกค้าได้พูดถึงไว้ในตอนเจอกัน การปรับแต่งรายละเอียดในใบเสนอราคาและรูปที่แสดงให้เป็นสิ่งที่ลูกค้าอยากได้เช่น สี ก็จะช่วยให้คุณนำหน้าคู่แข่งคนอื่น ๆ ได้

3.ตรวจสอบก่อนส่งทุกครั้ง

หลายต่อหลายครั้งนักขายมักจะตกม้าตายที่ตอนท้าย เพราะในใบเสนอราคาเต็มไปด้วยจุดผิดมากมาย จนไม่วายลูกค้าต้องโทรมาเพื่อขอให้เราแก้ใบเสนอราคาให้ถูกต้อง ดังนั้นแล้วก่อนที่จะส่งใบเสนอราคาออกไปจึงมีความจำเป็นอย่างยิ่งที่จะต้องทำการตรวจทานความเรียบร้อยต่าง ๆ รวมถึงรายละเอียดชื่อลูกค้าให้ถูกต้องครบถ้วนด้วย

4.ลองให้ sales admin ช่วยดูสิ

และหากคุณเป็นนักขายที่ทำงานในบริษัทที่มีส่วนงานของ Sales Admin แล้วล่ะก็เรียกได้ว่าคุณโชคดีมาก ๆ เพราะการจัดการ quotation ทั้งหลายแหล่นั้นจะมีคน ๆ นี้คอยช่วยดูแลให้นั่นเอง อย่างไรก็ตามแม้ว่าจะมีทางแอดมินคอยช่วยดูแลให้ หน้าที่ของนักขายก็ยังต้อง follow up และคอยอัปเดตสถานะกับทางแอดมินเพื่อให้แน่ใจว่าไม่มีอะไรขาดตกบกพร่อง

นักขายทุกท่านคงจะพอเข้าใจกันมากขึ้นแล้วหลังจากได้อ่านบทความนี้ไปว่าทำไมไอ้เจ้าใบ quotation นั้นจึงมีความสำคัญมาก ๆ หลายต่อหลายครั้งนักขายเองก็อาจจะเกิดอาการเซ็งเพราะส่งใบเสนอราคาไปแต่สุดท้ายลุกค้าไม่ซื้อ แต่ถ้าเราไม่ส่งเลยโอกาสการขายก็จะยิ่งน้อยลง เพราะเมื่อลูกค้าถามหาใบเสนอราคาแล้วนั่นหมายถึงว่าเค้าเริ่มสนใจสินค้าและบริการจากคุณแล้วนั่นเอง