4 สิ่งที่ Excel ไม่ตอบโจทย์สำหรับทีมขายของคุณ

มีธุรกิจมากกว่า 90 % ที่เลือกใช้โปรแกรมมาตรฐานอย่าง Excel ในการทำข้อมูล แต่ก็เชื่อว่าหลายคนยังคงสับสนกับระบบ Excel ที่ต้องใช้สูตรมากมายในการคำนวณอยู่ดี แม้ Excel จะมีราคาถูก เมื่อเทียบกับซอฟแวร์ที่เกิดมาเพื่อการใช้งานเฉพาะเช่นพวก CRM แต่โปรแกรม Excel ก็ยังมีจุดบอดอีกหลายจุดที่ไม่สามารถใช้งานได้อย่างที่ควรจะเป็น แถมสร้างปัญหามากมายโดยเฉพาะกลุ่ม SME หรือองค์กรขนาดเล็กที่มีเรื่องต่าง ๆ ให้จัดการมากมาย จะมีปัญหาอะไรบ้างที่ Excel ไม่สามารถช่วยทีมขายได้ วันนี้เรามีคำตอบ

1.การติดตามยอดขาย

เหตุผลที่สำคัญที่สุดสำหรับบริษัท คือ ลูกค้าและคนที่สนใจใน product ของคุณ แต่การที่จะเอา Excel เข้ามามีส่วนช่วยในการเก็บข้อมูลเพื่อ follow ลูกค้าอาจจะทำให้เกิดความลำบากตามมาในกรณีที่ในทีมขายมีจำนวนหลายคน การที่จะต้องมาอัพเดทติดตามยอดใน Excel ทุกวันต้องยุ่งยากเป็นที่สุด และท้ายที่สุดแล้วลูกค้าที่สนใจในผลิตภัณฑ์จริง ๆ ของเราอาจจะไม่มีใครคอยติดต่อกลับไปเลยก็เป็นได้ พลาดโอกาสในการขายไปอย่างสิ้นเชิง

2.ข้อมูลเยอะจนทำให้ตาลาย

เมื่อการกรอกข้อมูลเป็นเรื่องที่ยุ่งยากแล้ว สิ่งที่ยากกว่าคือการดูข้อมูลใน Excel โดยเฉพาะผู้บริหารที่ต้องตัดสินใจตลอดเวลา บวกกับข้อมูลตัวเลขที่เยอะไปหมด แต่รู้หรือไม่ว่าปัจจุบันโปรแกรม CRM อีกมากมายสามารถสร้างและแสดงผลลัพธ์ของข้อมูลได้ทันทีที่มีการขอเรียกดู และสิ่งที่ตอบโจทย์ได้ในข้อนี้ คือ Venio CRM ที่ออกแบบมาเพื่อเป็นมิตรกับผู้บริหารโดยเฉพาะเมื่อต้องใช้ข้อมูลมากมายในการตัดสินใจ

3.การอัพเดตของข้อมูลที่เยอะจนไม่มีวันสิ้นสุด

อีกหนึ่งปัญหาที่หลายบริษัทพบเจอคงเลี่ยงไม่พ้น การตั้งชื่อไฟล์อัพเดตข้อมูลที่ไม่มีวันสิ้นสุด กว่าจะจบการขายจริง ๆ ชื่อไฟล์คงยาวไปถึงเชียงใหม่ เมื่อกลับมาเปิดดูอีกทีก็อาจจะเพิ่มความสับสนได้อีกว่าไฟล์ไหนกันแน่ที่เป็นตัวไฟนอล และแน่นอนค่ะว่าทุกเรากล่าวมาทั้งหมดเป็นเรื่องปกติของ Excel โดยเฉพาะไฟล์ที่ต้องมีการทำงานร่วมกันหลายคน กว่าจะอัพเดตกันเสร็จเรียบร้อย ยาพาราคงหมดไปหลายกระปุก

4.ความปลอดภัยอันน้อยนิด

ไม่ใช่ข้อมูลทุกอย่างที่อยู่บน Excel จะเหมาะกับทุกคน โปรแกรมจำพวก CRM จะมีการจำกัดสิทธิ์การเข้าถึงข้อมูลที่เรียกดูได้ผ่านทาง account แต่สำหรับ Excel นั้นจะถูกจำกัดที่ระดับไฟล์เท่านั้น ซึ่งหมายถึงการใช้รหัสผ่านเพื่อเปิดไฟล์เท่านั้น ถ้าเกิดดูได้ก็จะดูได้ทั้งไฟล์ หรือไม่ก็ดูไม่ได้เลย แต่มันจะดีกว่าไหม หากเรามีโปรแกรมที่ช่วยในการดูข้อมูลต่าง ๆ ในระดับการเข้าถึงที่ต่างกัน ผลเสียที่จะไม่ตามมาหากมีโปรแกรมแบบนี้คงหนีไม่พ้น การแบ่งไฟล์และแยกส่งให้ยุ่งยาก งานหลายขั้นตอนแบบนี้ดูท่าจะไม่สนุกเอาซะเลยนะ

เมื่อ Excel ไม่สามารถทำงานดังกล่าวข้างต้นได้ดี อีกหนึ่งตัวช่วยที่สามารถตอบโจทย์ทุกปัญหาของงาน Excel ได้คงต้องยกให้ เทคโนโลยี CRM ไม่ว่าจะองค์กรเล็กใหญ่ก็สามารถใช้งานได้ แถมช่วยให้การทำงานเป็นระบบมากขึ้นอีกด้วย ซึ่งในปัจจุบัน เทคโนโลยีนี้ราคาถูกแบบที่จับต้องมีเยอะไป โดยเฉพาะ Venio CRM โปรแกรมที่จะช่วยให้งานขายของคุณง่ายขึ้นจนลืม Excel แบบเก่า ๆ ไปได้เลย

ติดตามเกร็ดความรู้ดีๆเกี่ยวกับ CRM และการบริหารงานขายได้ที่
Blog www.veniocrm.com/blog 
Facebook www.facebook.com/veniocrm
Twitter:  www.twitter.com/veniocrm
Youtube:  www.youtube.com/veniocrm

5 เหตุผลคุณควรให้ทีมเริ่มใช้ CRM ได้แล้ว

หากคุณเป็นคนหนึ่งที่มองว่าระบบ CRM ยังเป็นอะไรที่ห่างไกลอยู่ เพราะทุกวันนี้ทีมเราก็มีการจัดการทีมขายอย่างดีแล้ว ไม่ว่าจะเป็นการใช้ Excel ในการเก็บและติดตามอัพเดทข้อมูลลูกค้า การใช้ LINE ในการอัพเดทงานและสื่อสารกับทีมเป็นประจำอยู่แล้ว โปรแกรมบริหารงานขายดูแล้วเป็นอะไรที่ไม่ได้มีประโยชน์เลย ลองอ่านบทความนี้ดูที่จะช่วยให้คุณเข้าใจในแง่มุมที่โปรแกรม CRM จะช่วยให้การทำงานของทีมขายคุณที่ดีอยู่แล้วยิ่งดีมากขึ้นไปอีก และสำหรับใครที่ยังไม่ทราบว่า CRM คืออะไร? ลองอ่านบทความเก่าของเราดูได้ที่นี่

1.ข้อมูลกระจัดกระจาย เชื่อถือไม่ได้

แม้ว่าคุณจะมีการการเก็บข้อมูลไว้ในไฟล์อย่างดี มีการเรียบเรียงอย่างเป็นระเบียบเรียบร้อย ถ้าในกรณีที่ทีมขายของคุณมีแค่คนเดียวก็คงไม่เกิดปัญหาอะไรขึ้น แต่เมื่อใดก็ตามที่ทีมขายของคุณมีจำนวนเพิ่มมากขึ้น ข้อมูลต่างๆที่อัพเดทบนไฟล์แต่ละอันอาจจะไม่เหมือนกัน และแม้ว่าคุณจะแก้ปัญหาโดยให้มีการวางไฟล์ไว้ที่ส่วนกลางและให้อัพเดทที่ไฟล์นั้นไฟล์เดียว การจัดการอนุญาตสิทธิ์ในการเข้าถึงข้อมูลก็เป็นไปได้ยาก และเมื่อมีการแก้ไขคุณก็รู้ได้ยากว่าใครเป็นคนแก้ไข ทำให้ข้อมูลดีลในระบบอาจจะลดลง forecast ที่เคยทำไว้อาจจะเปลี่ยนไป ระบบจัดการข้อมูลลูกค้าไม่มีประสิทธิภาพสุดท้ายก็ส่งผลโดยตรงกับการวางแผนจัดการทีมขาย

2.มองเห็นแต่ผลลัพท์

เพราะโดยปกติบริษัทมักจะเก็บข้อมูลการเข้าพบลูกค้าในรูปแบบที่ง่ายต่อการทำความเข้าใจ ทำให้มักที่จะขาดรายละเอียดต่างๆที่จำเป็นต่อการวิเคราะห์ลูกค้า เช่น รายละเอียดในการเข้าพบลูกค้า และมักจะเก็บแค่สถานะของลูกค้ารายนั้นๆทำให้สุดท้ายแล้วไม่มีข้อมูลเพียงพอที่จะทำให้เกิด Customer experience ที่ดี และถึงแม้ว่าคุณจะเพิ่มฟิลด์ต่างๆเข้ามามากมาย แต่ด้วยตัว Excel หรือโปรแกรมอื่นๆที่ไม่ได้สร้างมาเพื่อรองรับการจัดการข้อมูลกิจกรรม สุดท้ายแม้คุณจะได้ผลลัพธ์จากการพบลูกค้า แต่ก็จะขาดข้อมูลในส่วนดำเนินการไปอยู่ดี

3.รายงานรวบรวมได้ยาก

สิ่งที่มักจะเกิดขึ้นกับองค์กรทั่วๆไปสำหรับการทำรายงานการขายเลยนั่นคือ จะมีคนๆนึงที่คอยรวบรวมข้อมูลจากพนักงานขายหลายๆคน เพื่อนำข้อมูลเหล่านั้นมารวมเป็นไฟล์เดียวกัน และนำเสนอในที่ประชุมทีมขายกันต่อไป แต่ปัญหาที่เจอหลักๆเลยก็จะเริ่มตั้งแต่การรวบรวมข้อมูลที่เซลล์แต่ละคนกว่าจะส่งไฟล์มาให้ก็ใช้เวลานาน และ format ที่ส่งมาก็อาจจะไม่เหมือนกัน 100% ทำให้การรวมไฟล์ยิ่งกินเวลาเข้าไปใหญ่ สุดท้ายก็ต้องใช้เวลาหลายวันกว่าจะได้ไฟล์รายงานการขายมา ข้อมูลก็เป็นข้อมูลเก่าไปเรียบร้อยแล้ว โปรแกรม CRM บริหารงานขายปัจจุบันสามารถเข้าดูรายงานได้ทันที ทำให้ประหยัดเวลาและมีข้อมูลในการตัดสินใจได้อย่างรวดเร็ว

4.การแจ้งเตือนและทำงานเป็นทีมลำบาก

อีกเรื่องที่สำคัญและพบว่าแม้แต่คนที่บริหารทีมขายเก่งๆยังอาจจะละเลยเรื่องนี้ไปคือการติดตามลูกค้า เพราะสุดท้ายแล้วข้อมูลที่ได้มาก็เป็นข้อมูลที่รายงานมาจากคนในทีม ซึ่งบางครั้งเค้าอาจจะลืมตามลูกค้าแต่แจ้งในทีมว่าติดตามเรียบร้อยแล้ว ดังนั้นแล้ว CRM จึงเข้ามามีบทบาทเป็นอย่างมากเพราะ นอกจากจะต้องบันทึกกิจกรรมลงในระบบแล้ว ระบบยังมีการแจ้งเตือนเรื่องการติดตามลูกค้าผ่านมือถืออีกด้วย ช่วยป้องกันและลดปัญหาการลืมตามลูกค้า และที่สำคัญเพราะทุกคนอยู่บนระบบเดียวกันและเป็นระบบเรื่องงานโดยเฉพาะทำให้การสื่อสารเป็นทีมทำได้อย่างง่ายดายมากขึ้น

5.ยากต่อการปรับปรุงกระบวนการขาย

และสิ่งที่สำคัญมากๆเลยก็คือด้วยระบบการจัดการลูกค้าแบบเก่าๆ ข้อมูลทุกอย่างจะถูกผูกติดกับเซลล์และสิ่งที่เกิดขึ้นก็คือข้อมูลลูกค้าทั้งหมดหายตามไปด้วย และแม้ว่าจะมีข้อมูลหลงเหลืออยู่เซลล์คนใหม่ที่เข้ามาก็ต่อไม่ติด ไม่รู้ว่าการเจรจาไปถึงขั้นตอนไหนแล้วบ้าง CRM จึงเข้ามามีส่วนช่วยอย่างมาก และนอกจากนั้นยังทำให้บริษัทมีการสร้างมาตรฐานในการติดต่อลุกค้า เพราะเซลล์แต่ละคนมีพื้นฐานในการจัดการการขายไม่เหมือนกัน โปรแกรม CRM จะช่วยตั้งแต่ให้การทำงานเป็นไปตามขั้นตอนมาตรฐาน เช่น การเก็บ Lead ติดตาม สร้างดีล สร้างแผนงานขาย ช่วยลดระยะเวลาในการเทรนเซลล์ใหม่ลง และมีการทำงานที่อยู่ในกรอบที่มีประสิทธิภาพมากขึ้น

ติดตามเกร็ดความรู้ดีๆเกี่ยวกับ CRM และการบริหารงานขายได้ที่
Blog: www.veniocrm.com/blog 
Facebook: www.facebook.com/veniocrm

5 พฤติกรรมที่คุณต้องเลิกทำใน Excel

ก่อนหน้านี้เคยเขียนบทความเกี่ยวกับ Excel ไปบทความหนึ่งที่เกี่ยวกับ Excel ไม่ได้เหมาะกับทุกงาน วันนี้ผมอยากจะมาเล่าเรื่องที่ผมได้พบกับนักขายมืออาชีพมากมายที่เคลมว่าตัวเองเป็นเทพ Excel แต่รู้อะไรไหมครับ ว่ายังมีพฤติกรรมที่ผมพบเห็นหลายอย่างใน Excel ที่ไม่ว่าจะเป็นมือใหม่หรือมือเก่า ต่างก็ทำผิดพลาดหรือใช้ไปโดยความเคยชิน วันนี้ผมจะมาลิสท์ให้ฟังว่ามีอะไรบ้าง ลองสังเกตตัวเองกันดูนะครับว่าเรานั้นเผลอทำข้อไหนไปบ้างรึเปล่า

1.ชอบคลิกที่ Cell

อย่างแรกเลยที่มักเจอคือคุณกำลังพิมพ์อะไรสักอย่างใน Cell แล้วหลังจากนั้นก็คลิกที่ cell อื่นเมื่อพิมพ์เสร็จ ฟังดูก็ไม่มีอะไรแปลกถูกไหมครับ แต่เมื่อก็ตามที่คุณกำลังพิมพ์สูตรอยู่  Excel จะเข้าใจว่าคุณ ref ไปที่ cell นั้นครับ แก้ด่วน!

2.ลบด้วย space

ลบ data ใน cell ด้วยการกด SPACE Bar รู้ไหมครับว่านั่นหมายถึงว่าคุณแทนที่ค่านั้นด้วย SPACE เซลล์นั้นไม่ถุกลบไปจริงๆ

3.ไม่ใช้ Cell reference

สำหรับคนที่ต้องบริหารทีมขาย คงเจอการใช้สูตรแบบนี้บ่อยๆเช่น =c1*b2-e7+d5 ถ้าดูผลลัพท์อย่างเดียวก็ไม่มีปัญหาอะไร แต่เมื่อไรก็ตามที่สูตรมีปัญหาแล้วต้องดูย้อนกลับไป ก็ต้องเสียเวลาไล่หาว่าแต่ละช่องมันคือค่าอะไร ลองกำหนดชื่อให้เซลล์ดู โดยการใส่ชื่อที่ช่องข้าง cell แทนเช่น rate, discount, cost

4.ใช้สีในการอธิบายค่า

จริงๆแล้วมันก็เป็นไอเดียที่ดีนะครับในการเอาสีมาแทนค่า แต่นั่นหมายถึงว่าคุณใช้ Excel นั้นคนเดียว ถ้าแชร์ Excel นั้นให้คนอื่นก็ต้องมามีส่วนอธิบายอีกว่าแต่ละสีนั้นหมายถึงอะไร และมันทำให้ spreadsheet ของคุณนั้นดูน่าเกลียดพิลึกเลยทีเดียว

5.Bad formatting 

Excel โดยปกตินั้นเก่งเรื่อง data format โดยอัตโนมัติมาก คุณสามารถทดลองใส่ 1-1 แทนที่จะเป็น 0 แต่ Excel จะรู้ทันทีว่าคุณหมายถึงวันที่ 1 มกรา แต่ก็มีบางกรณีที่ Excel อาจจะทำผิดได้เช่น หากคุณใส่ September 20th, 2019 กรณีแบบนี้คุณจะไม่สามารถนำค่าไปใช้ได้ต่อได้ง่ายๆ ดังนั้นแล้วการรู้ formatting จึงเป็นสิ่งที่ดี

แถมอีกข้อนึงสำหรับทีมขาย หากคุณต้องบริหารทีมขาย ดูแลเรื่องลูกค้าเป็นประจำโดยใช้ Excel แล้วก็ล่ะก็ ลองเรียกข้อมูลดูผ่าน Pivot table ดูสิ ถึงแม้ว่าคุณจะคิดว่ามันมี formula มากมากที่สามารถใช้งานได้ แต่ถ้าเทียบกับ pivot table แล้ว ตัว pivot table นั้นทรงพลังกว่าเยอะมากๆครับ

ติดตามเกร็ดความรู้ดีๆเกี่ยวกับ CRM ได้ที่
Blog: 
www.veniocrm.com/blog 
Facebook: www.facebook.com/veniocrm

10 ทิปการใช้งาน Excel แบบโปร

Excel ถ้าให้พูดแล้วก็น่าจะนับว่าเป็นโปรแกรมที่ต้องมีในทุกบริษัท ผมเชื่อว่าเกือบจะแทบทุกคนอย่างน้อยๆต้องเคยใช้งาน Excel มาแล้ว และโดยเฉพาะอย่างยิ่งถ้าเป็นกับงานขาย หากบริษัทไม่มีโปรแกรม CRM ใช้งานแล้วล่ะก็ Excel ก็เป็นอะไรที่ขาดไม่ได้เลย แต่นั่นก็เป็นอีกสาเหตุที่ทำให้ทีมขายต้องปวดหัวกับมันมาก และจากผลสำรวจก็พบว่าพนักงานส่วนใหญ่ยังไม่ค่อยรู้ด้วยซ้ำว่า Excel สามารถทำอะไรได้บ้าง วันนี้ Venio เราก็จะมาแนะนำทิปทั้ง 10 ข้อที่จะช่วยให้คุณสามารถเอามาใช้บริหารทีมขาย เก็บข้อมูลลูกค้าได้ดียิ่งขึ้นครับ

มาเริ่มกันเลยดีกว่า 

1.รู้จักกับ Conditional Formatting

โดยปกติแล้วเรามักจะคุ้นชินกับการใช้ filter ในการกรองข้อมูล แต่รู้ไหมครับว่า Conditional formatting ก็เป็นอะไรที่ช่วยในการจัดการข้อมูลที่ดีเยี่ยม และทรงพลังมากๆ โดยเฉพาะอย่างยิ่งถ้าหากคุณมีการเก็บข้อมูลลูกค้า ข้อมูลเซลล์ที่ซับซ้อน เพียงแค่กดใช้ไม่กี่คลิกแล้วเลือกเงื่อนไขลงไป คุณก็จะรู้ได้แล้วว่าพนักงานคนไหนที่อยู่ในกลุ่ม top 10%

2.ดูข้อมูลง่ายๆผ่านสเตตัสบาร์

เมื่อใดก็ตามที่คุณอยากจะรู้ข้อมูลอะไรเร็วๆ เช่นค่าเฉลี่ย ผลรวม ก็สามารถทำไฮไลท์ที่ช่องที่ต้องการได้แล้วก็เพียงแค่ดูข้อมูลตรงช่องด้านขวาล่าง เราก็จะรู้ข้อมูลได้ง่ายๆไม่ต้องทำการใส่สูตรทุกครั้ง นอกจากนี้เราสามารถเปลี่ยนค่าที่แสดงได้โดยการคลิกขวาที่ status bar แล้วติ๊กปรับครับ เท่านี้คุณก็สามารถบริหารทีมขาย ประชุมทีมได้ไวขึ้นอีกเป็นกอง

3.Transpose ข้อมูลง่ายๆ

transpose หลายๆคนคงเคยมีปัญหาเมื่อต้องใช้ใช้ข้อมูลเดิมไปใช้ในแนวนอนแทน รู้ไหมครับว่าเราสามารถกลับข้อมูลแนวตอนแนวตั้งได้ง่ายๆด้วยการ paste แบบ transpose ครับ

4.Flash Fill

อีกหนึ่งฟีเจอร์ใน excel ที่สะดวกและทำให้ทำงานได้รวดเร็วมากๆเลยก็คือ Flash fill ครับ ยกตัวอย่างเช่นเราใส่ชื่อเต็มในคอลัมน์ A และ B ต้องการใส่แค่ชื่อ ส่วน C ต้องการใส่นามสกุล แค่เราทำเสร็จในแถวแรก Excel ก็จะรู้แล้วว่าเราต้องการทำอะไรครับ แต่หากไม่ทำให้โดยอัตโนมัติเราก็แค่เข้าที่ Data > Flash Fill

5.Filter

Filter ข้อมูลที่ต้องการง่ายๆเพียงแค่กดเลือกที่ column ที่ต้องการทำการ filter เลือกเงื่อนไขได้ตามต้องการเพื่อกรองข้อมูลที่ไม่ต้องการใช้งานออกไป ฟังก์ชั่นนี้มีประโยชน์มากๆสำหรับทีมขาย เพราะต้องมีการวิเคราะห์ข้อมูลยอดขายกันอยู่เสมอ ดังนั้นต้องหัดเล่นฟังก์ชั่นนี้ให้คล่องๆนะครับ

6.คีย์ลัดช่วยในการเข้าถึงข้อมูล

ใช้คีย์ลัดเพื่อช่วยให้ทำงานได้รวดเร็วขึ้น เพราะธรรมชาติของนักขายมืออาชีพเวลานั้นคือเงิน สำหรับคีย์ลัดหลักๆที่จำเป็นต้องจำเลยคือ

Ctrl + C : Copy

Ctrl + X : Cut

Alt + = : Auto Sum

Ctrl + PgDn, Ctrl + PgUp : ข้ามแผ่นงาน

Ctrl + Arrow key : ข้ามข้อมูลในแถวตามทิศทางลูกศร

Ctrl + Shift + Arrow key : เลือกข้อความที่ต้องการ


7.Lock ตารางซะ

บางครั้งการนำเสนอข้อมูลผ่านทาง Excel ก็มีข้อมูลเยอะมากทำให้เราไม่รู้ว่าตัวเลขนี้มีความหมายว่าอย่างไร วิธีนี้ก็แก้ได้ง่ายโดยการทำการ Freeze Panes ก็จะทำให้เราดูข้อมูลได้ง่ายขึ้นอีกเยอะครับ

8.LEFT, RIGHT และ LEN สารพัดประโยชน์

Right (text, จำนวนอักษร) เพื่อตัดคำนับจากด้านขวา

Left (text, จำนวนอักษร) เพื่อตัดคำนับจากด้านซ้าย

LEN นับจำนวนคำ 

ก็เป็นอีกฟังก์ชั่นหนึ่งใน Excel ที่ช่วยพนักงานขายได้เยอะมากครับ เพราะบางครั้งไฟล์ที่ได้จากลูกค้าอาจจะมี format ที่ไม่เหมือนกับไฟล์ต้นฉบับเรา และเมื่อต้องการเทียบสินค้าสองตัวการใช้ฟังก์ชั่นนี้เพื่อตัดคำจนได้เฉพาะชื่อรุ่นที่ต้องการก็จะทำให้การเทียบเป็นไปได้อย่างรวดเร็วครับ

9.Vlookup

Vlookup ก็เป็นตัวอย่างหนึ่งสำหรับการหาข้อมูลที่เราต้องการ เป็นฟังก์ชั่นหลักที่ผมแนะนำว่าเซลล์ทุกคนควรจะใช้เป็น เพราะถ้าใช้ไม่เป็นแล้วล่ะก็จะลำบากมากๆเลยครับในกรณีที่บริษัทไม่มีระบบ CRM แล้วต้องใช้ Excel ในการทำ report

จากตัวอย่างข้างต้น

= Vlookup (value, table, col_index, [range_lookup])

Value ในสูตรคือ E3 ก็คือไอดี 601 ที่เราใส่เพื่อหาแผนก

table คือ A4:F10 นั่นก็คือทั้งตารางด้านล่างในภาพครับ

col_index คือต้องการให้แสดงผลจาก column ไหน ในที่นี้คือแผนกก็เป็นเลข 6 ครับ

range_lookup อันนี้เราอาจจะใส่หรือไม่ใส่ก็ได้ เมื่อใส่เป็น false คือต้องเป็น exact match เท่านั้นครับ


10.Pivot table สุดทรงพลัง

สำหรับอันนี้อาจจะไม่ได้มีตัวอย่างให้ดูครับ เนื่องจากว่า pivot table ถือเป็นเรื่องใหญ่เรื่องนึงเลยทีเดียว จริงๆแล้ว pivot table สำหรับเซลล์มืออาชีพนั้นเป็นอะไรที่ต้องทำให้เป็นเลยก็ว่าได้ครับ เพราะข้อมูลดิบที่เราได้รับมาไม่ว่าจะเป็นจากในบริษัทเราเอง จากบริษัทคู่ค้าที่ให้เรามา มักจะเป็นข้อมูลที่ยังไม่สามารถทำความเข้าใจได้ง่ายๆ ดังนั้นแล้วเซลล์มืออาชีพเมื่อได้ข้อมูลพวกนี้มาก็จะเรียกดูผ่านทาง pivot table ซึ่งเจ้าตัว pivot table นี้ก็มีความสามารถหลากหลายมาก โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อข้อมูลมีจำนวนมากๆเจ้า pivot table ตัวนี้ก็จะยิ่งมีประโยชน์ครับ เพราะเราสามารถเรียกดูข้อมูลปรับแต่งให้เข้ากับความต้องการได้

ติดตามเกร็ดความรู้ดีๆเกี่ยวกับ CRM และการบริหารงานขายได้ที่ 
Blogwww.veniocrm.com/blog 
Facebookwww.facebook.com/veniocrm 


5 สิ่งที่ทำให้ Excel ไม่ได้เหมาะกับทุกงานอย่างที่เคยคิด

เชื่อว่ามากกว่า 95% ของธุรกิจ Excel เป็นโปรแกรมมาตรฐานที่ต้องมีอยู่ในออฟฟิศ หากกล่าวว่าใครๆก็ชื่นชอบการใช้ Excel ก็คงไม่เป็นเรื่องเกินจริงแต่อย่างใด ก็ในเมื่อ Excel นั้นเป็นอะไรที่ใช้งานง่าย เรียนรู้ง่าย หลายๆคนก็คุ้นเคยกับการใช้งาน และที่สำคัญสำหรับองค์กรแล้ว Excel นั้นยังมีราคาถูก เมื่อเปรียบเทียบกับซอพต์แวร์ที่เกิดมาเพื่อการใช้งานเฉพาะเช่นพวก CRM แต่รู้หรือไม่ครับยังมีหลายเหตุผลที่ทำให้การใช้งานไม่ได้เหมาะสมกับทุกอย่างอย่างที่เคยคิด และยังจะก่อให้เกิดปัญหาต่างๆ โดยเฉพาะหากคุณเป็น SME หรือบริษัทขนาดเล็กที่มีเรื่องต่างๆต้องจัดการมากมาย แล้วปัญหาจะมีอะไรบ้างลองมาดูกันเลยครับ

การติดตามยอดขาย
สิ่งสำคัญที่สุดสำหรับบริษัทก็คือลูกค้าและคนที่สนใจในผลิตภัณฑ์ การเอา Excel เข้ามาใช้ในการเก็บข้อมูลการติดตามลูกค้า จริงๆแล้วมันก็ไม่ใช่เรื่องผิดอะไรครับ เพราะว่ามันช่วยให้เรารู้ได้ถึงสถานะลูกค้าแต่ละราย แต่ลองคิดดูครับถ้าในทีมขายมีจำนวนหลายคน การที่มาอัพเดทติดตามยอดใน Excel จะยุ่งยากขนาดไหน ท้ายที่สุด Lead ที่สนใจในผลิตภัณฑ์เราก็อาจจะไม่มีใครคอยติดต่อเลยก็ได้ครับ พลาดโอกาสการขายไปอย่างน่าเสียดาย

ข้อมูลที่เก็บมีการอัพเดทเรื่อยๆ
บริษัทคุณเคยพบเจอปัญหานีไหมครับ มีไฟล์ชื่อABC_customer_contact_v.4.1.1.final.xls เสร็จแล้วก็มี ABC_customer_contact_ v.4.1.1.final2.xls แล้วก็ยังมี ABC_customer_contact_ v.4.1.1.final2_latest.xls ดูแล้วก็ชวนปวดหัวเสียเหลือเกินว่าจะต้องยึดไฟล์ไหนเป็นหลักดี ต้องบอกตรงๆครับว่ามันเป็นเรื่องปกติของ Excel โดยเฉพาะไฟล์ที่ต้องมีการทำงานร่วมกันหลายคน ส่งต่อกันไปมา กว่าจะต้องรอการอัพเดท แล้วหลังจากนั้นยังต้องหวังว่าจะไม่มีใครกรอกข้อมูลไรผิด หรืออัพเดทกันผิดไฟล์อีก

การพยายามใช้เป็น CRM ในบริษัท
แน่นอนว่าการพยายามนำเอา Excel มาใช้ในการทำ CRM ในบริษัทเป็นสิ่งที่ดี การมีระบบ CRM จะช่วยอย่างแน่นอนในการบริหารงานขายของคุณ แต่รู้อะไรไหมครับ อะไรที่ท้าทายที่สุดในการพยายามใช้ CRM ? จากที่มีการสำรวจในเรื่องการใช้ CRM ในการบริหารจัดการลูกค้า สิ่งที่ทำให้ยุ่งยากมากๆคือการเริ่มใช้งานระบบ การจัดเตรียมข้อมูล และแน่นอนว่าสำหรับ Excel มันก็เป็นความท้าทายที่ไม่น้อยเลยทีเดียว โดยเฉพาะการต้องกรอกข้อมูลผ่านตารางเป็นพันๆแถว เผลอๆคุณอาจจะล้มเลิกการใช้ CRM ทั้งๆที่รู้ว่ามันดี เพียงเพราะเหตุผลเรื่องการใช้ Tool ไม่เหมาะกับงานก็ได้นะครับ

ข้อมูลเป็นพรืด
นอกจากการกรอกข้อมูลที่ยุ่งยากแล้ว การดูข้อมูลใน Excel ยังลำบาก โดยเฉพาะสำหรับผู้บริหารที่ต้องมีการดูข้อมูลตัวเลขแล้วตัดสินใจอยู่ตลอดเวลา ตอนนี้คุณผู้อ่านอาจจะคิดว่าจริงๆแล้วมันก็มีพวกฟังก์ชั่น pivot table ที่ใช้ในการดูข้อมูลหนิ แต่นั่นก็อาจจะยังไม่เพียงพอสำหรับบางงาน เพราะหลังจากสรุปตัวเลขใน Excel แล้วยังต้องมาทำนำเสนอผ่านทาง PPT อีก กว่าข้อมูลจะถึงผู้บริหารข้อมูลก็ไม่อัพเดทซะแล้ว ปัจจุบันโปรแกรม CRM จำนวนมากสามารถสร้างและแสดงผลข้อมูลได้ทันทีที่มีการขอเรียกดู และ Venio CRM ก็มีการออกแบบที่เป็นมิตรเหมาะสำหรับผู้บริหารที่ต้องใช้ข้อมูลในการตัดสินใจ

ปัญหาความปลอดภัย
ไม่ใช่ข้อมูลทุกอย่างที่อยู่บน Excel จะเหมาะกับทุกคน โปรแกรมจำพวก CRM จะมีการจำกัดสิทธิ์การเข้าถึงข้อมูลที่เรียกดูได้ผ่านทาง account แต่สำหรับ Excel นั้นมันถูกจำกัดที่ระดับไฟล์เท่านั้น นั่นหมายความว่าต้องใช้รหัสผ่านในการเปิดไฟล์ ถ้าคุณดูได้ก็คือดูได้ทั้งไฟล์ ไม่อย่างนั้นก็คือดูไม่ได้เลย และถ้าคุณมีข้อมูลที่ต้องมีระดับการเข้าถึงที่แตกต่างกัน นั่นหมายความว่าคุณอาจจะต้องแบ่งไฟล์แล้วแยกส่งให้แต่ละคน และนั่นก็ไม่ใช่งานที่น่าสนุกสักเท่าไรนัก

เทคโนโลยี CRM ในปัจจุบันก็มีราคาที่ถูกลงมาก แม้แต่บริษัทขนาดเล็กหรือ SME ก็สามารถใช้งานได้ และยังช่วยให้การทำงานเป็นระบบและขจัดปัญหาที่อาจจะเกิดความยุ่งยากขึ้นได้ในอนาคต หากคุณกำลังมองหาระบบที่จะช่วยบริหารจัดการงานขาย Venio CRM ก็เป็นอีกทางเลือกหนึ่งที่คุณอาจจะลองพิจารณาดูครับ

ติดตามเกร็ดความรู้ดีๆเกี่ยวกับ CRM ได้ที่
Blog:
www.veniocrm.com/blog 
Facebook: www.facebook.com/veniocrm

4 ข้อจำกัดไลน์ที่ลดทอนประสิทธิภาพทีมขาย

ในปัจจุบัน เทคโนโลยีเข้ามามีบทบาทมากขึ้น โดยเฉพาะในการติดตามงานภายในและนอกบริษัท 

ไลน์กลายมาเป็นเครื่องมือที่สำคัญสำหรับทีมขาย แต่อันที่จริงแล้วไลน์มีจุดอ่อนหลายๆข้อ ที่จะทำให้ทีมขายของคุณมีประสิทธิภาพน้อยลง และคุณก็ติดตามงาน อัพเดทสถานะกันได้ยากลำบากมากขึ้น

4 ข้อจำกัดไลน์ที่ลดทอนประสิทธิภาพทีมขาย

1.การติดตามงานและอัพเดทสถานะ
แน่นอนว่าถ้าคุณยังมีลูกค้าไม่เยอะมาก การอัพเดทสถานะลูกค้าแต่ละรายกับลูกน้องคุณก็เป็นเรื่องไม่ยาก แต่เมื่อใดก็ตามที่ลูกค้าคุณมีในระดับนึง การอัพเดทผ่านไลน์จะทำให้รายละเอียดหลายๆอย่างตกหล่นไป ถึงแม้ไลน์จะมีระบบค้นหาให้ แต่มันก็ไม่ได้ถูกสร้างมาเพื่อการนี้ และที่สำคัญหากมีข้อเสนอแนะและปัญหา การแจ้งผ่านไลน์ก็มักทำให้สิ่งต่างๆเหล่านั้นถูกละเลยไปด้วย

2.Notificationกลายเป็นปัญหา!!
เอ๊ะไลน์มีการแจ้งเตือน? ก็ดีแล้วไม่ใช่เหรอ จะได้รู้สถานะงานไง แน่นอนครับแต่อย่าลืมว่าในไลน์เรามักมีห้องแชทจำนวนมาก ไม่ว่าจะเป็นเพื่อนกลุ่มไหนต่อกลุ่มไหน ทำให้บางครั้งการแจ้งเตือนในเรื่องสำคัญๆจะถูกเรื่องพูดคุยต่างๆดันลงไป ทำให้บางครั้งเราไม่สามารถแยกได้และเพิกเฉยกับเรื่องที่คนในทีมส่งมา

3.ไลน์ไฟล์มีการหมดอายุ
ปัญหาที่หลายๆคนน่าจะเคยเจอก็คือไฟล์หมดอายุ โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อพนักงานขายคุณมีการส่งเอกสารสำคัญ การเบิกค่าใช้จ่ายหรือแนบไฟล์รายงานพบลูกค้าให้กับคุณผ่านทางนี้ เมื่อคุณต้องการนำกลับมาใช้อีกครั้งก็พบว่าไฟล์ต่างๆไม่อยู่บนระบบอีกต่อไปแล้ว ตัวพนักงานขายเองก็ทำรายงานแค่เพื่อมีส่ง ข้อมูลไม่มีการนำมาใช้ใหม่เหมือนเช่นระบบ CRM

4.ความเป็นส่วนตัว
การที่เราใช้ไลน์ในการตามงานลูกค้าก็ทำให้บางครั้งเกิดการลืมตัว และใช้ในเวลาที่ไม่เหมาะสม ทำให้พนักงานขายบางคนรู้สึกว่าถูกติดตามอยู่ตลอดไม่เหมือนกับการสร้างแผนงานและมอบหมายให้พนักงานติดตามพบลูกค้าผ่านทางโปรแกรม CRM  ซึ่งต้องใช้ในการทำงานอยู่แล้ว ทำให้พนักงานขายสามารถติดตามงานต่อได้โดยที่ไม่รู้สึกโดนละเมิดความเป็นส่วนตัว

แต่อย่างไรแล้วไลน์ก็มีข้อดีมากมายเช่นการส่งโปรโมชั่นหาลูกค้าได้โดยตรง การติดต่อและสรปสั้นๆกับทางลูกค้า ที่หากนำมาปรับใช้ควบคู่ไปกับ application จำพวก CRM ดูแผนงานแยกได้ในแต่ละคน ก็จะทำให้การบริหารงานขายเป็นไปได้อย่างราบรื่น

ติดตามเกร็ดความรู้ดีๆเกี่ยวกับ CRM  ได้ที่
Blog: www.veniocrm.com/blog
Facebook: www.facebook.com/VenioCRM

Venio กับความร่วมมือเพื่อการพัฒนาศักยภาพ SME ไทย

อีกหนึ่งก้าวของ Venioกับความร่วมมือเพื่อการพัฒนาศักยภาพ SMEไทยภายใต้โครงการ “เพิ่มศักยภาพ SMEs ด้วยระบบเทคโนโลยีดิจิทัล (Digital for SMEs)” งานนี้ไม่ธรรมดาเพราะเป็นความร่วมมือจากกรมส่งเสริมอุตสาหกรรมและจุฬาลงกรณ์มหาวิทยาลัย และมีแขกรับเชิญพิเศษคือคุณนพ หมูนุ่ม จัดขึ้น ณ โรงแรมแกรนด์ เซ็นเตอร์พอยท์ เทอร์มินัล 21 ชั้น C เมื่อวันศุกร์ที่ 29 มีนาคม 2562

งานนี้โปรแกรม CRM Venio ก็ได้รับความไว้วางใจจากกรมส่งเสริมอุตสาหกรรมในเรื่อง digital transformation สำหรับธุรกิจ   SME มีผู้สนใจทดลองโปรแกรม   Venio  อย่างล้นหลาม จากผู้ประกอบการในหลากหลายธุรกิจประเภท ต่างๆ ซึ่งล้วนแต่มีปัญหาในเรื่องการบริหารจัดการข้อมูลลูกค้าผ่าน LINE, Excel ที่ไม่มีประสิทธิภาพพอ รวมไปถึงปัญหาการติดตามงานกับพนักงานขาย ทำให้ขาดข้อมูลในการวิเคราะห์ยอดขาย

ติดตามเกร็ดความรู้ดีๆเกี่ยวกับ CRM และธุรกิจ ได้ที่

Blog: www.veniocrm.com/blog
Facebook : www.facebook.com/VenioCRM