5 พฤติกรรมที่คุณต้องเลิกทำใน Excel

ก่อนหน้านี้เคยเขียนบทความเกี่ยวกับ Excel ไปบทความหนึ่งที่เกี่ยวกับ Excel ไม่ได้เหมาะกับทุกงาน วันนี้ผมอยากจะมาเล่าเรื่องที่ผมได้พบกับนักขายมืออาชีพมากมายที่เคลมว่าตัวเองเป็นเทพ Excel แต่รู้อะไรไหมครับ ว่ายังมีพฤติกรรมที่ผมพบเห็นหลายอย่างใน Excel ที่ไม่ว่าจะเป็นมือใหม่หรือมือเก่า ต่างก็ทำผิดพลาดหรือใช้ไปโดยความเคยชิน วันนี้ผมจะมาลิสท์ให้ฟังว่ามีอะไรบ้าง ลองสังเกตตัวเองกันดูนะครับว่าเรานั้นเผลอทำข้อไหนไปบ้างรึเปล่า

1.ชอบคลิกที่ Cell

อย่างแรกเลยที่มักเจอคือคุณกำลังพิมพ์อะไรสักอย่างใน Cell แล้วหลังจากนั้นก็คลิกที่ cell อื่นเมื่อพิมพ์เสร็จ ฟังดูก็ไม่มีอะไรแปลกถูกไหมครับ แต่เมื่อก็ตามที่คุณกำลังพิมพ์สูตรอยู่  Excel จะเข้าใจว่าคุณ ref ไปที่ cell นั้นครับ แก้ด่วน!

2.ลบด้วย space

ลบ data ใน cell ด้วยการกด SPACE Bar รู้ไหมครับว่านั่นหมายถึงว่าคุณแทนที่ค่านั้นด้วย SPACE เซลล์นั้นไม่ถุกลบไปจริงๆ

3.ไม่ใช้ Cell reference

สำหรับคนที่ต้องบริหารทีมขาย คงเจอการใช้สูตรแบบนี้บ่อยๆเช่น =c1*b2-e7+d5 ถ้าดูผลลัพท์อย่างเดียวก็ไม่มีปัญหาอะไร แต่เมื่อไรก็ตามที่สูตรมีปัญหาแล้วต้องดูย้อนกลับไป ก็ต้องเสียเวลาไล่หาว่าแต่ละช่องมันคือค่าอะไร ลองกำหนดชื่อให้เซลล์ดู โดยการใส่ชื่อที่ช่องข้าง cell แทนเช่น rate, discount, cost

4.ใช้สีในการอธิบายค่า

จริงๆแล้วมันก็เป็นไอเดียที่ดีนะครับในการเอาสีมาแทนค่า แต่นั่นหมายถึงว่าคุณใช้ Excel นั้นคนเดียว ถ้าแชร์ Excel นั้นให้คนอื่นก็ต้องมามีส่วนอธิบายอีกว่าแต่ละสีนั้นหมายถึงอะไร และมันทำให้ spreadsheet ของคุณนั้นดูน่าเกลียดพิลึกเลยทีเดียว

5.Bad formatting 

Excel โดยปกตินั้นเก่งเรื่อง data format โดยอัตโนมัติมาก คุณสามารถทดลองใส่ 1-1 แทนที่จะเป็น 0 แต่ Excel จะรู้ทันทีว่าคุณหมายถึงวันที่ 1 มกรา แต่ก็มีบางกรณีที่ Excel อาจจะทำผิดได้เช่น หากคุณใส่ September 20th, 2019 กรณีแบบนี้คุณจะไม่สามารถนำค่าไปใช้ได้ต่อได้ง่ายๆ ดังนั้นแล้วการรู้ formatting จึงเป็นสิ่งที่ดี

แถมอีกข้อนึงสำหรับทีมขาย หากคุณต้องบริหารทีมขาย ดูแลเรื่องลูกค้าเป็นประจำโดยใช้ Excel แล้วก็ล่ะก็ ลองเรียกข้อมูลดูผ่าน Pivot table ดูสิ ถึงแม้ว่าคุณจะคิดว่ามันมี formula มากมากที่สามารถใช้งานได้ แต่ถ้าเทียบกับ pivot table แล้ว ตัว pivot table นั้นทรงพลังกว่าเยอะมากๆครับ

ติดตามเกร็ดความรู้ดีๆเกี่ยวกับ CRM ได้ที่
Blog: 
www.veniocrm.com/blog 
Facebook: www.facebook.com/veniocrm

แนะนำ!! ประเภทโปรแกรมธุรกิจสำหรับผู้ประกอบการยุคใหม่

สำหรับผู้ประกอบการแล้ว เมื่อเริ่มคิดตัดสินใจที่จะนำซอพต์แวร์เข้ามาช่วยในการพัฒนาระบบงานในบริษัทแล้วนั้น ปัญหาต่อมาที่มักจะเจอก็คือเรื่องปวดหัวจากระบบต่างๆ ซึ่งมีเยอะแยะมากมายไปหมด ทำให้ไม่รู้ว่าควรเริ่มต้นที่ระบบไหนจึงจะดีที่สุด นอกจากนั้นแล้วหากไม่ใช่คนที่อยู่ในสายเทคโนโลยีก็ยิ่งทำให้ยากต่อการเข้าใจ ว่าแต่ละระบบมีข้อแตกต่างกันอย่างไรบ้าง วันนี้ Venio ก็จะมาแนะนำคร่าวๆให้ผู้อ่านรู้จักกับโปรแกรมระบบต่างๆครับ

โปรแกรม HR

สำหรับ HR ชื่อโปรแกรมนั้นก็บอกตรงๆอยู่แล้วว่าเกี่ยวกับการบริหารงานบุคคล ฟีเจอร์หลักๆที่จะมีมาใน Application จำพวก HR ก็จะเป็นเรื่องของการเก็บข้อมูลพนักงาน จะเน้นในเรื่องการบริหารงานบุคคลภายในบริษัทเท่านั้น นอกจากนั้นก็ยังมีในเรื่องของการ track เวลาเข้าออกงาน หรืออาจมีการทำ check-in/checkout ง่ายๆได้

โปรแกรม ERP

สำหรับโปรแกรม ERP นั้นจะเป็นอะไรที่ค่อนข้างซับซ้อนขึ้นมา ERP นั้นย่อมาจากก Enterprise Resource Planning หลักๆแล้วก็เป็นการวางแผนการใช้ทรัพยากรทางธรกิจให้เกิดประโยชน์มากที่สุดนั่นเองครับ โดยจะเป็นการรวมงานหลักต่างๆในบริษัทให้มีความสัมพันธ์กัน

โปรแกรม CRM

โปรแกรม CRM ในยุคใหม่นั้นจะเป็นโปรแกรมที่เน้นในเรื่องการบริหารจัดการความสัมพันธืกับลูกค้า ซึ่งโดยหลักๆแล้วสิ่งที่ CRM มุ่งเน้นให้ความสนใจมากๆเลยคือกระบวนการจัดการบริหารงานขาย เพราะว่าสิ่งสำคัญที่สุดสำหรับธุรกิจคือลูกค้า CRM จะช่วยให้การบริหารจัดลูกค้าเป็นไปได้อย่างดีเยี่ยมตั้งแต่ลูกค้าเริ่มสนใจผลิตภัณฑ์ไปจนถึงการติดตามลูกค้า

Venio

Venio เป็นระบบ CRM ระบบหนึ่งเช่นกัน แต่ความพิเศษคือ Venio มีการรวมเครื่องมือที่ช่วยอำนวยความสะดวกในการขายมาให้ด้วย และนอกจากนี้ยังมีการรันบนมือถือแบบ Mobile native สิ่งที่มุ่งเน้นเป็นอย่างมากสำหรับ venio คือต้องเป็น CRM ที่ใช้งานได้จริง ใช้งานได้ง่ายเนื่องจากระบบ CRM ในปัจจุบันมักจะมีข้อจำกัดจากหน้าจอการใช้งานที่ยุ่งยาก เรียกได้ว่ามอบประสบการณ์ที่ดีให้กับทั้งผู้ใช้งานและลูกค้าไปพร้อมๆกันครับ

ติดตามเกร็ดความรู้ดีๆเกี่ยวกับ CRM ได้ที่ 
Blog: www.veniocrm.com/blog 
Facebook: www.facebook.com/veniocrm

5 สิ่งที่ทำให้ Excel ไม่ได้เหมาะกับทุกงานอย่างที่เคยคิด

เชื่อว่ามากกว่า 95% ของธุรกิจ Excel เป็นโปรแกรมมาตรฐานที่ต้องมีอยู่ในออฟฟิศ หากกล่าวว่าใครๆก็ชื่นชอบการใช้ Excel ก็คงไม่เป็นเรื่องเกินจริงแต่อย่างใด ก็ในเมื่อ Excel นั้นเป็นอะไรที่ใช้งานง่าย เรียนรู้ง่าย หลายๆคนก็คุ้นเคยกับการใช้งาน และที่สำคัญสำหรับองค์กรแล้ว Excel นั้นยังมีราคาถูก เมื่อเปรียบเทียบกับซอพต์แวร์ที่เกิดมาเพื่อการใช้งานเฉพาะเช่นพวก CRM แต่รู้หรือไม่ครับยังมีหลายเหตุผลที่ทำให้การใช้งานไม่ได้เหมาะสมกับทุกอย่างอย่างที่เคยคิด และยังจะก่อให้เกิดปัญหาต่างๆ โดยเฉพาะหากคุณเป็น SME หรือบริษัทขนาดเล็กที่มีเรื่องต่างๆต้องจัดการมากมาย แล้วปัญหาจะมีอะไรบ้างลองมาดูกันเลยครับ

การติดตามยอดขาย
สิ่งสำคัญที่สุดสำหรับบริษัทก็คือลูกค้าและคนที่สนใจในผลิตภัณฑ์ การเอา Excel เข้ามาใช้ในการเก็บข้อมูลการติดตามลูกค้า จริงๆแล้วมันก็ไม่ใช่เรื่องผิดอะไรครับ เพราะว่ามันช่วยให้เรารู้ได้ถึงสถานะลูกค้าแต่ละราย แต่ลองคิดดูครับถ้าในทีมขายมีจำนวนหลายคน การที่มาอัพเดทติดตามยอดใน Excel จะยุ่งยากขนาดไหน ท้ายที่สุด Lead ที่สนใจในผลิตภัณฑ์เราก็อาจจะไม่มีใครคอยติดต่อเลยก็ได้ครับ พลาดโอกาสการขายไปอย่างน่าเสียดาย

ข้อมูลที่เก็บมีการอัพเดทเรื่อยๆ
บริษัทคุณเคยพบเจอปัญหานีไหมครับ มีไฟล์ชื่อABC_customer_contact_v.4.1.1.final.xls เสร็จแล้วก็มี ABC_customer_contact_ v.4.1.1.final2.xls แล้วก็ยังมี ABC_customer_contact_ v.4.1.1.final2_latest.xls ดูแล้วก็ชวนปวดหัวเสียเหลือเกินว่าจะต้องยึดไฟล์ไหนเป็นหลักดี ต้องบอกตรงๆครับว่ามันเป็นเรื่องปกติของ Excel โดยเฉพาะไฟล์ที่ต้องมีการทำงานร่วมกันหลายคน ส่งต่อกันไปมา กว่าจะต้องรอการอัพเดท แล้วหลังจากนั้นยังต้องหวังว่าจะไม่มีใครกรอกข้อมูลไรผิด หรืออัพเดทกันผิดไฟล์อีก

การพยายามใช้เป็น CRM ในบริษัท
แน่นอนว่าการพยายามนำเอา Excel มาใช้ในการทำ CRM ในบริษัทเป็นสิ่งที่ดี การมีระบบ CRM จะช่วยอย่างแน่นอนในการบริหารงานขายของคุณ แต่รู้อะไรไหมครับ อะไรที่ท้าทายที่สุดในการพยายามใช้ CRM ? จากที่มีการสำรวจในเรื่องการใช้ CRM ในการบริหารจัดการลูกค้า สิ่งที่ทำให้ยุ่งยากมากๆคือการเริ่มใช้งานระบบ การจัดเตรียมข้อมูล และแน่นอนว่าสำหรับ Excel มันก็เป็นความท้าทายที่ไม่น้อยเลยทีเดียว โดยเฉพาะการต้องกรอกข้อมูลผ่านตารางเป็นพันๆแถว เผลอๆคุณอาจจะล้มเลิกการใช้ CRM ทั้งๆที่รู้ว่ามันดี เพียงเพราะเหตุผลเรื่องการใช้ Tool ไม่เหมาะกับงานก็ได้นะครับ

ข้อมูลเป็นพรืด
นอกจากการกรอกข้อมูลที่ยุ่งยากแล้ว การดูข้อมูลใน Excel ยังลำบาก โดยเฉพาะสำหรับผู้บริหารที่ต้องมีการดูข้อมูลตัวเลขแล้วตัดสินใจอยู่ตลอดเวลา ตอนนี้คุณผู้อ่านอาจจะคิดว่าจริงๆแล้วมันก็มีพวกฟังก์ชั่น pivot table ที่ใช้ในการดูข้อมูลหนิ แต่นั่นก็อาจจะยังไม่เพียงพอสำหรับบางงาน เพราะหลังจากสรุปตัวเลขใน Excel แล้วยังต้องมาทำนำเสนอผ่านทาง PPT อีก กว่าข้อมูลจะถึงผู้บริหารข้อมูลก็ไม่อัพเดทซะแล้ว ปัจจุบันโปรแกรม CRM จำนวนมากสามารถสร้างและแสดงผลข้อมูลได้ทันทีที่มีการขอเรียกดู และ Venio CRM ก็มีการออกแบบที่เป็นมิตรเหมาะสำหรับผู้บริหารที่ต้องใช้ข้อมูลในการตัดสินใจ

ปัญหาความปลอดภัย
ไม่ใช่ข้อมูลทุกอย่างที่อยู่บน Excel จะเหมาะกับทุกคน โปรแกรมจำพวก CRM จะมีการจำกัดสิทธิ์การเข้าถึงข้อมูลที่เรียกดูได้ผ่านทาง account แต่สำหรับ Excel นั้นมันถูกจำกัดที่ระดับไฟล์เท่านั้น นั่นหมายความว่าต้องใช้รหัสผ่านในการเปิดไฟล์ ถ้าคุณดูได้ก็คือดูได้ทั้งไฟล์ ไม่อย่างนั้นก็คือดูไม่ได้เลย และถ้าคุณมีข้อมูลที่ต้องมีระดับการเข้าถึงที่แตกต่างกัน นั่นหมายความว่าคุณอาจจะต้องแบ่งไฟล์แล้วแยกส่งให้แต่ละคน และนั่นก็ไม่ใช่งานที่น่าสนุกสักเท่าไรนัก

เทคโนโลยี CRM ในปัจจุบันก็มีราคาที่ถูกลงมาก แม้แต่บริษัทขนาดเล็กหรือ SME ก็สามารถใช้งานได้ และยังช่วยให้การทำงานเป็นระบบและขจัดปัญหาที่อาจจะเกิดความยุ่งยากขึ้นได้ในอนาคต หากคุณกำลังมองหาระบบที่จะช่วยบริหารจัดการงานขาย Venio CRM ก็เป็นอีกทางเลือกหนึ่งที่คุณอาจจะลองพิจารณาดูครับ

ติดตามเกร็ดความรู้ดีๆเกี่ยวกับ CRM ได้ที่
Blog:
www.veniocrm.com/blog 
Facebook: www.facebook.com/veniocrm

Base rate fallacy กับหลุมพรางสำหรับผู้ประกอบการ

เจมเป็นคนที่ชื่นชอบในละครเวทีและดนตรีคลาสสิคเป็นอย่างมาก และในวันหยุดเขาก็มักจะใช้เวลาไปกับการเยี่ยมชมพิพิธภัณฑ์ ที่สำคัญเจมเติบโตมาพร้อมกับคนรอบๆข้างที่ชื่นชอบในเสียงเพลง หลังจากอ่านคำอธิบายเกี่ยวกับเจมจบ คุณผู้อ่านคิดว่าเจมจะเป็นใครมากกว่ากันครับระหว่างคนสองคนนี้

· เจมเป็นนักเปียโนที่มีชื่อเสียง

· เจมเป็นพนักงานออฟฟิศ

คนโดยมากนั้นหลังจากที่ได้อ่านข้อมูลเกี่ยวกับเจมมักจะสรุปโดยทันทีเลยว่า เจมจะต้องเป็นนักเปียโนแน่ๆ และนั่นก็ไม่แปลกครับเพราะโดยลักษณะที่อ่านแล้วมันก็ไม่น่าจะแปลกใจเท่าใดนักหากเจมจะเป็นคนที่อยู่ในแวดวงศิลปิน และนั่นก็เป็นที่มาของบทความในวันนี้

Base rate fallacy หรือการใช้เหตุผลวิบัติโดยอัตราพื้นฐาน

Daniel Kahneman ได้ชี้ให้เห็นว่าคนเรามักจะละเลยในการนำอัตราพื้นฐานเพื่อคำนวนถึงความเป็นไปได้ที่จะเกิดโอกาสนั้นๆขึ้น คนเรามักจะโฟกัสไปที่ข้อมูลเฉพาะมากเกินไปและด่วนสรุปซึ่งนำมาถึงข้อสรุปที่ผิดพลาด

ย้อนกลับมาที่ข้อสรุปข้างต้นที่สุปว่าเจมเป็นนักเปียโนที่มีชื่อเสียง หากคุณผู้อ่านเลือกข้อนี้แล้วล่ะก็ คุณก็ได้ตกเป็นเหยื่อของ Base rate fallacy เข้าแล้วครับ ผมจะอธิบายให้ฟังว่าทำไม การที่เราได้อ่านลักษณะเจมแล้วตัดสินเลยว่าเค้าเป็นนักดนตรีแน่ๆ ทำให้เราลืมเรื่องของความน่าจะเป็นไปครับ หากเราคิดดีๆแล้วในจำนวนประชากรเราทั้งหมดในไทย มีคนจำนวนเท่าใดที่เป็นนักเปียโน และมีคนจำนวนเท่าใดที่เป็นพนักงานออฟฟิศ แน่นอนว่าสัดส่วนของพนักงานออฟฟิศ ย่อมมีมากกว่านักเปียโนจนเทียบกันไม่ได้ แล้วยิ่งเมื่อเป็นนักเปียโนที่มีชื่อเสียงด้วยแล้ว โอกาสที่จะเกิดยิ่งยากกว่ามากๆ

ลองมาดูอีกตัวอย่างคลาสสิคอีกอันหนึ่งครับ คุณ B เรียนสังคมศาสตร์ เธอแคร์เกี่ยวกับสิทธิสตรีเป็นอย่างมาก และนอกจากนั้นยังเข้าร่วมการประท้วงเกี่ยวกับการจ่ายเงินที่เท่าเทียมกับผู้ชายภายในองค์กรต่างๆ เมื่อครั้นเธอยังเป็นนักศึกษา คุณ B น่าจะมีโอกาสเป็นใครมากกว่า

ทางเลือก A – คุณ B เป็นพนักงานแบงค์

ทางเลือก B – คุณ B เป็นพนักงานแบงค์และยังเป็นประธานสหภาพเพื่อสตรีของแบงค์ด้วย

ถ้าหากคุณเลือกตัวเลือกที่สองก็เป็นอีกครั้งที่คุณได้ละเลยเรื่องของอัตราพื้นฐานไป ทางเลือก B เป็นซับเซ็ตอยุ่ในทางเลือก A นั่นหมายความว่ามีโอกาสมากกว่าที่คุณ B จะเป็นพนักงานแบงค์ถูกไหมครับ?

รู้ทัน Base rate fallacy ดีอย่างไรกับผู้ประกอบการ

Malcolm Gladwell นักเขียนชื่อดังเคยเขียนถึงเรื่องพลังแห่งการตัดสินใจโดยใช้สัญชาติ ซึ่งเขาได้อธิบายเกี่ยวกับหมอซึ่งสามารถวินิจฉัยได้ดีขึ้นเมื่อมีข้อมูลและการวิเคราะห์น้อยลง แต่กับผู้ประกอบการเราจะเห็นได้ว่าในบางสถานการณ์ มันยังจำเป็นที่จะต้องใช้ความน่าจะเป็นวิเคราะห์จากข้อมูลอยู่ และการที่เราละเลยพวกนี้ก็จะทำให้ตกหลุมพรางของ base rate ยกตัวอย่างเช่นคุณอาจจะโฟสกัสไปที่บาง segment ในทันทีโดยเฉพาะ segment ที่ใหญ่มากๆเพราะมีความรู้สึกว่า segment นี้จะส่งผลในทางบวกให้กับบริษัทคุณอย่างแน่นอน แต่อันที่จริงแล้วสิ่งที่ถูกคือการเช็คเสมอว่าใน segment ที่คุณโฟกัสนั้นในท้ายที่สุดแล้ว target audience คุณมีสัดส่วนเท่าไร มันคุ้มค่ากับการทุ่มทรัพยากรบริษัทไหม และผลตอบแทนจะได้เท่าไรต่อหนึ่งหน่วยลงทุน

นอกจากนี้ผู้ประกอบการจำนวนมากยังล้มเหลวที่จะทำการเทสแคมเปญทางการตลาด เพราะมีแนวคิดที่โดนลวงจาก base rate fallacy ทำให้การทำแคมเปญไม่ประสบความสำเร็จเท่าที่ควร และนอกจากนั้นหลายๆสถานการณ์อาจมีการตัดสินลูกค้าไปก่อน ด่วนสรุปว่าลูกค้าอาจจะซื้อน้อยหรือไม่ซื้อทำให้ขาดโอกาสในการขายไป ซึ่งยกตัวอย่างหากอิงจากสถิติแล้ว สำหรับธุรกิจ B2B จะต้องมีการติดตามลูกค้าถึง 7 ครั้งกว่าที่จะปิดการขายได้เลยทีเดียว

และสิ่งที่เราสามารถเรียนรู้ได้เพิ่มเติมจาก base rate fallacy คือการที่คนจำนวนมากมักจะมีความเข้าใจในด้านสถิติและเปอร์เซ็นที่คาดเคลื่อนไปในหลายๆสถานการณ์ ดังนั้นการนำเสนอข้อมูลให้กับลูกค้าเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์จึงควรหลีกเลี่ยงที่จะใช้ตัวเลขพวกนี้ แต่หันไปใช้ตัวเลขเปรียบเทียบในแง่ของมูลค่า ทำให้ลูกค้าคุณไม่ต้องประเมินด้วยตัวเอง และอีกตัวอย่างที่ดีคือการใช้ case studies หรือ testimonials ในการบอกเล่าเรื่องแทนครับ

หากบริษัทคุณยังไม่มีซอพต์แวร์สำหรับช่วยเก็บข้อมูลเพื่อใช้ในการวิเคราะห์และส่งมอบประสบการณ์ที่ดีให้กับลูกค้าแล้วล่ะก็ ลองพิจารณา Venio CRM ดูสิครับ เพราะโปรแกรมเราจะมีการเก็บข้อมูลมากมาย ไม่ว่าจะเป็นการติดต่อใหม่จากลูกค้า การเข้าพบลูกค้าของเซลล์ ไปจนถึงข้อมูลอื่นๆ ที่ล้วนเป็นประโยชน์ต่อการตัดสินใจ

ติดตามเกร็ดความรู้ดีๆเกี่ยวกับ CRM และธุรกิจ ได้ที่ 
Blog: www.veniocrm.com/blog
Facebook: www.facebook.com/veniocrm