Excel ถ้าให้พูดแล้วก็น่าจะนับว่าเป็นโปรแกรมที่ต้องมีในทุกบริษัท ผมเชื่อว่าเกือบจะแทบทุกคนอย่างน้อยๆต้องเคยใช้งาน Excel มาแล้ว และโดยเฉพาะอย่างยิ่งถ้าเป็นกับงานขาย หากบริษัทไม่มีโปรแกรม CRM ใช้งานแล้วล่ะก็ Excel ก็เป็นอะไรที่ขาดไม่ได้เลย แต่นั่นก็เป็นอีกสาเหตุที่ทำให้ทีมขายต้องปวดหัวกับมันมาก และจากผลสำรวจก็พบว่าพนักงานส่วนใหญ่ยังไม่ค่อยรู้ด้วยซ้ำว่า Excel สามารถทำอะไรได้บ้าง วันนี้ Venio เราก็จะมาแนะนำทิปการใช้งาน Excel ทั้ง 10 ข้อที่จะช่วยให้คุณสามารถเอามาใช้บริหารทีมขาย เก็บข้อมูลลูกค้าได้ดียิ่งขึ้นครับ
มาเริ่มกันเลยดีกว่า
1. รู้จักกับ Conditional Formatting
โดยปกติแล้วเรามักจะคุ้นชินกับการใช้ filter ในการกรองข้อมูล แต่รู้ไหมครับว่า Conditional formatting ก็เป็นอะไรที่ช่วยในการจัดการข้อมูลที่ดีเยี่ยม และทรงพลังมากๆ โดยเฉพาะอย่างยิ่งถ้าหากคุณมีการเก็บข้อมูลลูกค้า ข้อมูลเซลล์ที่ซับซ้อน เพียงแค่กดใช้ไม่กี่คลิกแล้วเลือกเงื่อนไขลงไป คุณก็จะรู้ได้แล้วว่าพนักงานคนไหนที่อยู่ในกลุ่ม top 10%
2. ดูข้อมูลง่ายๆผ่านสเตตัสบาร์
เมื่อใดก็ตามที่คุณอยากจะรู้ข้อมูลอะไรเร็วๆ เช่นค่าเฉลี่ย ผลรวม ก็สามารถทำไฮไลท์ที่ช่องที่ต้องการได้แล้วก็เพียงแค่ดูข้อมูลตรงช่องด้านขวาล่าง เราก็จะรู้ข้อมูลได้ง่ายๆไม่ต้องทำการใส่สูตรทุกครั้ง นอกจากนี้เราสามารถเปลี่ยนค่าที่แสดงได้โดยการคลิกขวาที่ status bar แล้วติ๊กปรับครับ เท่านี้คุณก็สามารถบริหารทีมขาย ประชุมทีมได้ไวขึ้นอีกเป็นกอง
3. Transpose ข้อมูลง่ายๆ
transpose หลายๆคนคงเคยมีปัญหาเมื่อต้องใช้ใช้ข้อมูลเดิมไปใช้ในแนวนอนแทน รู้ไหมครับว่าเราสามารถกลับข้อมูลแนวตอนแนวตั้งได้ง่ายๆด้วยการ paste แบบ transpose ครับ
4. Flash Fill
อีกหนึ่งฟีเจอร์ใน Excel ที่สะดวกและทำให้ทำงานได้รวดเร็วมากๆเลยก็คือ Flash fill ครับ ยกตัวอย่างเช่นเราใส่ชื่อเต็มในคอลัมน์ A และ B ต้องการใส่แค่ชื่อ ส่วน C ต้องการใส่นามสกุล แค่เราทำเสร็จในแถวแรก Excel ก็จะรู้แล้วว่าเราต้องการทำอะไรครับ แต่หากไม่ทำให้โดยอัตโนมัติเราก็แค่เข้าที่ Data > Flash Fill
5. Filter
Filter ข้อมูลที่ต้องการง่ายๆเพียงแค่กดเลือกที่ column ที่ต้องการทำการ filter เลือกเงื่อนไขได้ตามต้องการเพื่อกรองข้อมูลที่ไม่ต้องการใช้งานออกไป ฟังก์ชั่นนี้มีประโยชน์มากๆสำหรับทีมขาย เพราะต้องมีการวิเคราะห์ข้อมูลยอดขายกันอยู่เสมอ ดังนั้นต้องหัดเล่นฟังก์ชั่นนี้ให้คล่องๆนะครับ
6.คีย์ลัดช่วยในการเข้าถึงข้อมูล
ใช้คีย์ลัดเพื่อช่วยให้ทำงานได้รวดเร็วขึ้น เพราะธรรมชาติของนักขายมืออาชีพเวลานั้นคือเงิน สำหรับคีย์ลัดหลักๆที่จำเป็นต้องจำเลยคือ
Ctrl + C : Copy
Ctrl + X : Cut
Alt + = : Auto Sum
Ctrl + PgDn, Ctrl + PgUp : ข้ามแผ่นงาน
Ctrl + Arrow key : ข้ามข้อมูลในแถวตามทิศทางลูกศร
Ctrl + Shift + Arrow key : เลือกข้อความที่ต้องการ
7.Lock ตารางซะ
บางครั้งการนำเสนอข้อมูลผ่านทาง Excel ก็มีข้อมูลเยอะมากทำให้เราไม่รู้ว่าตัวเลขนี้มีความหมายว่าอย่างไร วิธีนี้ก็แก้ได้ง่ายโดยการทำการ Freeze Panes ก็จะทำให้เราดูข้อมูลได้ง่ายขึ้นอีกเยอะครับ
8.LEFT, RIGHT และ LEN สารพัดประโยชน์
Right (text, จำนวนอักษร) เพื่อตัดคำนับจากด้านขวา
Left (text, จำนวนอักษร) เพื่อตัดคำนับจากด้านซ้าย
LEN นับจำนวนคำ
ก็เป็นอีกฟังก์ชั่นหนึ่งใน Excel ที่ช่วยพนักงานขายได้เยอะมากครับ เพราะบางครั้งไฟล์ที่ได้จากลูกค้าอาจจะมี format ที่ไม่เหมือนกับไฟล์ต้นฉบับเรา และเมื่อต้องการเทียบสินค้าสองตัวการใช้ฟังก์ชั่นนี้เพื่อตัดคำจนได้เฉพาะชื่อรุ่นที่ต้องการก็จะทำให้การเทียบเป็นไปได้อย่างรวดเร็วครับ
9. Vlookup
Vlookup ก็เป็นตัวอย่างหนึ่งสำหรับการหาข้อมูลที่เราต้องการ เป็นฟังก์ชั่นหลักที่ผมแนะนำว่าเซลล์ทุกคนควรจะใช้เป็น เพราะถ้าใช้ไม่เป็นแล้วล่ะก็จะลำบากมากๆเลยครับในกรณีที่บริษัทไม่มีระบบ CRM แล้วต้องใช้ Excel ในการทำ report
จากตัวอย่างข้างต้น
= Vlookup (value, table, col_index, [range_lookup])
Value ในสูตรคือ E3 ก็คือไอดี 601 ที่เราใส่เพื่อหาแผนก
table คือ A4:F10 นั่นก็คือทั้งตารางด้านล่างในภาพครับ
col_index คือต้องการให้แสดงผลจาก column ไหน ในที่นี้คือแผนกก็เป็นเลข 6 ครับ
range_lookup อันนี้เราอาจจะใส่หรือไม่ใส่ก็ได้ เมื่อใส่เป็น false คือต้องเป็น exact match เท่านั้นครับ
10.Pivot table สุดทรงพลัง
สำหรับอันนี้อาจจะไม่ได้มีตัวอย่างให้ดูครับ เนื่องจากว่า pivot table ถือเป็นเรื่องใหญ่เรื่องนึงเลยทีเดียว จริงๆแล้ว pivot table สำหรับเซลล์มืออาชีพนั้นเป็นอะไรที่ต้องทำให้เป็นเลยก็ว่าได้ครับ เพราะข้อมูลดิบที่เราได้รับมาไม่ว่าจะเป็นจากในบริษัทเราเอง จากบริษัทคู่ค้าที่ให้เรามา มักจะเป็นข้อมูลที่ยังไม่สามารถทำความเข้าใจได้ง่ายๆ ดังนั้นแล้วเซลล์มืออาชีพเมื่อได้ข้อมูลพวกนี้มาก็จะเรียกดูผ่านทาง pivot table ซึ่งเจ้าตัว pivot table นี้ก็มีความสามารถหลากหลายมาก โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อข้อมูลมีจำนวนมากๆเจ้า pivot table ตัวนี้ก็จะยิ่งมีประโยชน์ครับ เพราะเราสามารถเรียกดูข้อมูลปรับแต่งให้เข้ากับความต้องการได้
ติดตามเกร็ดความรู้ดี ๆ เกี่ยวกับ CRM และการบริหารงานขายได้ที่
Blog: www.veniocrm.com/blog
Facebook: www.facebook.com/veniocrm
Twitter: www.twitter.com/veniocrm
Youtube: www.youtube.com/veniocrm