5 เหตุผลคุณควรให้ทีมเริ่มใช้ CRM ได้แล้ว

หากคุณเป็นคนหนึ่งที่มองว่าระบบ CRM ยังเป็นอะไรที่ห่างไกลอยู่ เพราะทุกวันนี้ทีมเราก็มีการจัดการทีมขายอย่างดีแล้ว ไม่ว่าจะเป็นการใช้ Excel ในการเก็บและติดตามอัพเดทข้อมูลลูกค้า การใช้ LINE ในการอัพเดทงานและสื่อสารกับทีมเป็นประจำอยู่แล้ว โปรแกรมบริหารงานขายดูแล้วเป็นอะไรที่ไม่ได้มีประโยชน์เลย ลองอ่านบทความนี้ดูที่จะช่วยให้คุณเข้าใจในแง่มุมที่โปรแกรม CRM จะช่วยให้การทำงานของทีมขายคุณที่ดีอยู่แล้วยิ่งดีมากขึ้นไปอีก และสำหรับใครที่ยังไม่ทราบว่า CRM คืออะไร? ลองอ่านบทความเก่าของเราดูได้ที่นี่

5 เหตุผลที่ควรเริ่มใช้ CRM

1. ข้อมูลกระจัดกระจาย เชื่อถือไม่ได้

แม้ว่าคุณจะมีการการเก็บข้อมูลไว้ในไฟล์อย่างดี มีการเรียบเรียงอย่างเป็นระเบียบเรียบร้อย ถ้าในกรณีที่ทีมขายของคุณมีแค่คนเดียวก็คงไม่เกิดปัญหาอะไรขึ้น แต่เมื่อใดก็ตามที่ทีมขายของคุณมีจำนวนเพิ่มมากขึ้น ข้อมูลต่างๆที่อัพเดทบนไฟล์แต่ละอันอาจจะไม่เหมือนกัน และแม้ว่าคุณจะแก้ปัญหาโดยให้มีการวางไฟล์ไว้ที่ส่วนกลางและให้อัพเดทที่ไฟล์นั้นไฟล์เดียว การจัดการอนุญาตสิทธิ์ในการเข้าถึงข้อมูลก็เป็นไปได้ยาก และเมื่อมีการแก้ไขคุณก็รู้ได้ยากว่าใครเป็นคนแก้ไข ทำให้ข้อมูลดีลในระบบอาจจะลดลง forecast ที่เคยทำไว้อาจจะเปลี่ยนไป ระบบจัดการข้อมูลลูกค้าไม่มีประสิทธิภาพสุดท้ายก็ส่งผลโดยตรงกับการวางแผนจัดการทีมขาย

2. มองเห็นแต่ผลลัพท์

เพราะโดยปกติบริษัทมักจะเก็บข้อมูลการเข้าพบลูกค้าในรูปแบบที่ง่ายต่อการทำความเข้าใจ ทำให้มักที่จะขาดรายละเอียดต่างๆที่จำเป็นต่อการวิเคราะห์ลูกค้า เช่น รายละเอียดในการเข้าพบลูกค้า และมักจะเก็บแค่สถานะของลูกค้ารายนั้นๆทำให้สุดท้ายแล้วไม่มีข้อมูลเพียงพอที่จะทำให้เกิด Customer experience ที่ดี และถึงแม้ว่าคุณจะเพิ่มฟิลด์ต่างๆเข้ามามากมาย แต่ด้วยตัว Excel หรือโปรแกรมอื่นๆที่ไม่ได้สร้างมาเพื่อรองรับการจัดการข้อมูลกิจกรรม สุดท้ายแม้คุณจะได้ผลลัพธ์จากการพบลูกค้า แต่ก็จะขาดข้อมูลในส่วนดำเนินการไปอยู่ดี

3. รายงานรวบรวมได้ยาก

สิ่งที่มักจะเกิดขึ้นกับองค์กรทั่วๆไปสำหรับการทำรายงานการขายเลยนั่นคือ จะมีคนๆนึงที่คอยรวบรวมข้อมูลจากพนักงานขายหลายๆคน เพื่อนำข้อมูลเหล่านั้นมารวมเป็นไฟล์เดียวกัน และนำเสนอในที่ประชุมทีมขายกันต่อไป แต่ปัญหาที่เจอหลักๆเลยก็จะเริ่มตั้งแต่การรวบรวมข้อมูลที่เซลล์แต่ละคนกว่าจะส่งไฟล์มาให้ก็ใช้เวลานาน และ format ที่ส่งมาก็อาจจะไม่เหมือนกัน 100% ทำให้การรวมไฟล์ยิ่งกินเวลาเข้าไปใหญ่ สุดท้ายก็ต้องใช้เวลาหลายวันกว่าจะได้ไฟล์รายงานการขายมา ข้อมูลก็เป็นข้อมูลเก่าไปเรียบร้อยแล้ว โปรแกรม CRM บริหารงานขายปัจจุบันสามารถเข้าดูรายงานได้ทันที ทำให้ประหยัดเวลาและมีข้อมูลในการตัดสินใจได้อย่างรวดเร็ว

4. การแจ้งเตือนและทำงานเป็นทีมลำบาก

อีกเรื่องที่สำคัญและพบว่าแม้แต่คนที่บริหารทีมขายเก่งๆยังอาจจะละเลยเรื่องนี้ไปคือการติดตามลูกค้า เพราะสุดท้ายแล้วข้อมูลที่ได้มาก็เป็นข้อมูลที่รายงานมาจากคนในทีม ซึ่งบางครั้งเค้าอาจจะลืมตามลูกค้าแต่แจ้งในทีมว่าติดตามเรียบร้อยแล้ว ดังนั้นแล้ว CRM จึงเข้ามามีบทบาทเป็นอย่างมากเพราะ นอกจากจะต้องบันทึกกิจกรรมลงในระบบแล้ว ระบบยังมีการแจ้งเตือนเรื่องการติดตามลูกค้าผ่านมือถืออีกด้วย ช่วยป้องกันและลดปัญหาการลืมตามลูกค้า และที่สำคัญเพราะทุกคนอยู่บนระบบเดียวกันและเป็นระบบเรื่องงานโดยเฉพาะทำให้การสื่อสารเป็นทีมทำได้อย่างง่ายดายมากขึ้น

5. ยากต่อการปรับปรุงกระบวนการขาย

และสิ่งที่สำคัญมากๆเลยก็คือด้วยระบบการจัดการลูกค้าแบบเก่าๆ ข้อมูลทุกอย่างจะถูกผูกติดกับเซลล์และสิ่งที่เกิดขึ้นก็คือข้อมูลลูกค้าทั้งหมดหายตามไปด้วย และแม้ว่าจะมีข้อมูลหลงเหลืออยู่เซลล์คนใหม่ที่เข้ามาก็ต่อไม่ติด ไม่รู้ว่าการเจรจาไปถึงขั้นตอนไหนแล้วบ้าง CRM จึงเข้ามามีส่วนช่วยอย่างมาก และนอกจากนั้นยังทำให้บริษัทมีการสร้างมาตรฐานในการติดต่อลุกค้า เพราะเซลล์แต่ละคนมีพื้นฐานในการจัดการการขายไม่เหมือนกัน โปรแกรม CRM จะช่วยตั้งแต่ให้การทำงานเป็นไปตามขั้นตอนมาตรฐาน เช่น การเก็บ Lead ติดตาม สร้างดีล สร้างแผนงานขาย ช่วยลดระยะเวลาในการเทรนเซลล์ใหม่ลง และมีการทำงานที่อยู่ในกรอบที่มีประสิทธิภาพมากขึ้น