4 วิธีจัดการ sales order แบบนักขายมืออาชีพ

Sales Order หรือใบสั่งขาย คือเอกสารที่ช่วยบันทึกและยืนยันการสั่งซื้อสินค้าของลูกค้า โดยหลังจากได้รับใบสั่งซื้อมา ฝ่ายขายจะเริ่มทำการตรวจสอบรายละเอียดต่าง ๆ เช่น จำนวนสินค้าคงเหลือ จำนวนสินค้ากำลังผลิต และจำนวนสินค้าที่มีการจอง เพื่อให้มั่นใจว่ามีจำนวนเพียงพอจะขายให้กับลูกค้ารายนี้หรือไม่

ทำไมจึงต้องมีใบสั่งขาย

1. เพื่อลดความผิดพลาดในการสั่งซื้อสินค้า
2. เพื่อทบทวนรายละเอียดของสินค้าหรือบริการที่ได้รับมาจากใบสั่งซื้อ
3. เพื่อให้ลูกค้ามีการยืนยันการสั่งซื้อที่แน่นอน
4. นำไปใช้ประกอบเอกสารอื่นที่เกี่ยวข้องกับการขาย เช่น ใบกำกับภาษี เป็นต้น

Sales Order จัดทำขึ้นเมื่อใด

ในการทำใบสั่งขายนั้น จะเกิดขึ้นหลังจากที่ทีมขายได้ทำการเปิดใบเสนอราคา (Quotation) ขึ้น เมื่อลูกค้ามีความสนใจก็จะทำเรื่องส่งใบสั่งซื้อ (Purchase Order) มาที่บริษัท หลังจากนั้น ทางบริษัทจึงจะดำเนินการเปิดใบสั่งขายส่งกลับไปให้ลูกค้าเซ็นยืนยัน เมื่อเสร็จสิ้นกระบวนการนั้น ทีมขายจะนำเอกสารนี้ไปเปิดใบกำกับภาษีต่อไป

รายละเอียดและลักษณะของใบสั่งขาย

1. ระบุวันที่จัดส่งสินค้าแต่ละรายการ เพื่อเตรียมจัดทำแผนการจัดส่งสินค้าต่อไป
2. ระบุรายละเอียดของสัญญาซื้อขายไว้ชัดเจน เช่น หมายเลขคำสั่งซื้อ ชื่อผู้สั่งสินค้า เป็นต้น
3. สามารถอ้างอิงใบสั่งขายเพื่อบันทึกเป็น invoice ได้ทันที
   

นักขายมืออาชีพจัดการ Sales Order กันอย่างไร

1. หลังติดต่อกับ lead หรือลูกค้าเรียบร้อยแล้ว พนักงานขายจะทำการออกใบเสนอราคาส่งให้ลูกค้า เมื่อลูกค้าเกิดความสนใจก็จะมีการทำเรื่องส่งใบสั่งซื้อมาที่บริษัท
2. เมื่อได้รับใบสั่งซื้อมาแล้ว ฝ่ายขายนำรายการต่าง ๆ ที่ลูกค้าระบุไว้ในใบสั่งซื้อมาเช็กสต๊อกสินค้า หากจำนวนและรายละเอียดอื่น ๆ ครบถ้วนแล้ว พนักงานขายจึงจะแปลงไฟล์เป็นใบสั่งขายโดยอิงหมายเลขเอกสารจากใบสั่งซื้อ ก่อนส่งกลับให้ลูกค้ายืนยันรายการอีกรอบ
3. หลังจากลูกค้ายืนยันและเซ็นชื่อรับทราบแล้ว พนักงานขายจะส่งใบสั่งขายไปให้ฝ่ายคลังสินค้า เพื่อจัดเตรียมสินค้าตามรายการที่ระบุ
4. เมื่อฝ่ายคลังจัดเตรียมสินค้าตามใบสั่งขายเรียบร้อยแล้ว พนักงานขายจะนำใบสั่งขายส่งมอบให้กับฝ่ายบัญชีเพื่อออกใบกำกับภาษีให้กับลูกค้า