ฝ่าวิกฤต Covid-19 ด้วยสารพัดเครื่องมือสำหรับ Work from home ใช้งานได้จริง

This post is also available in: English (อังกฤษ)

ในภาวะวิกฤต Covid-19 ที่กำลังเป็นเรื่องที่ใกล้ตัวเราทุกคนขึ้นเรื่อยๆ และมาตรการต่างๆที่ทางภาครัฐและเอกชนต่างร่วมมือกันเพื่อหยุดยั้งการแพร่ระบาดของไวรัสโควิด หนึ่งในนั้นก็คือกระแสการ work from home ที่เริ่มเห็นกันมากขึ้นในบริษัทต่างๆ นอกจากนั้นแล้วยังกลายเป็นบททดสอบสำหรับบริษัทและผู้ประกอบการจำนวนมากในการบริหารทีมผ่านทางออนไลน์ เพื่อให้การดำเนินธุรกิจไม่มีสะดุด วันนี้เราทีม Venio จึงจะมาแนะนำสารพัดโปรแกรมที่จะมาช่วยให้คุณทำงานแบบ work from home ได้ง่ายขึ้นและที่สำคัญคือใช้ได้จริง

โปรแกรมสำหรับติดต่อสื่อสารประชุมกันในทีม

แน่นอนเลยว่าเมื่อพุดถึงเรื่อง work from home แล้วสิ่งที่เรากลัวกันที่สุดเลยคือจะติดต่อกันได้อย่างไร โดยที่มีประสิทธิภาพที่สุดด้วย ที่สำคัญ task และการคุยงานต่างๆจะต้องสะดวกเหมือนการคุยกันต่อหน้าด้วย

LINE Call

พูดถึงโปรแกรมไลน์แล้วเชื่อได้เลยว่าทุกคนคงคุ้นเคยกันเป็นอย่างดี ความพิเศษของมันในการเอามาใช้งานสื่อสารกันในทีมคือการใช้ฟีเจอร์จำพวก call และถ้าต้องการประชุมเป็นกลุ่มก็ยังมี group call ให้ใช้งานอีกด้วย ด้วยความที่เป็นโปรแกรมยอดนิยมแล้ว ทำให้การใช้งานไม่ต้องปรับตัวอะไรกันมากมาย และที่สำคัญคือโปรแกรมไลน์นั้นสามารถใช้งานได้ฟรี แต่อย่างไรก็ตามการใช้ LINE ก็มีข้อจำกัดอยู่หลายประการมากๆ ไม่ว่าจะเป็นเมื่อทีมที่ต้องคุยกันมีขนาดใหญ่ขึ้น การส่งไฟล์หากัน และไลน์ไม่มีฟีเจอร์ที่สนับสนุนการประชุมโดยเฉพาะทำให้เมื่อต้องการแชร์หน้าจอก็เป็นไปด้วยความยากลำบาก

Microsoft teams

อันนี้เป็นอะไรที่เรียกได้ว่าดีขึ้นมาจากไลน์เยอะมากๆ เพราะ Microsoft teams ปกติก็จะเข้ามาช่วยสนับสนุนการทำงานแบบเป็นทีมอยู่ ตามชื่อโปรแกรมเลยครับ เป็นโปรแกรมที่เหมาะมากกับงานระดับองค์กร และยังรองรับการทำงานกับ Office 365 ด้วยเรียกได้ว่าสะดวกสุดๆ สามารถแชท ทำมีตติ้ง ประชุมผ่านโปรแกรมได้ทันที รวมไปถึงฟีเจอร์ๆต่างๆอีกมาก แอบกระซิบว่าตัวนี้ทางออฟฟิศเราก็ใช้เหมือนกัน ข้อดีขอตัว Teams อีกข้อนึงเลยคือเมื่อเราต้องการประชุมตัวระบบนั้นรองรับการประชุมแบบหลายคนและยังสามารถแชร์สกรีนหรือ presentation ขึ้นจอได้อีกด้วยทำให้การคุยงานกันนั้นมีประสิทธิภาพมากๆ ข้อเสียที่เจอก็คงจะเป็นแค่เรื่องของการใช้งานที่อาจจะต้องเสียเวลาเรียนรู้พอสมควรกว่าจะใช้งานทุกอย่างได้อย่างคล่องแคล่ว

โปรแกรมโทรศัพท์ต่อเข้าเบอร์โต๊ะ

อีกประเด็นสำคัญเลยคือถ้าออฟฟิศเราปกติมีเบอร์โต๊ะแต่ละคน คงลำบากแน่ๆถ้า wfh กันหมดแล้วไม่มีใครรับโทรศัพท์ โดยเฉพาะอย่างยิ่งถ้าเป็นธุรกิจที่เกี่ยวข้องกับการบริการหรือต้องคอยดูแลลูกค้าอยู่เสมอ เราเลยมีโปรแกรมดีๆมาแนะนำกันเรียกว่า

3CX

เป็นระบบเสริมที่รองรับและอำนวยความสะดวกในด้านการสื่อสารทั้งภายในและภายนอกองค์กร  ซอฟต์แวร์ PBX ที่ทำงานร่วมกับโทรศัพท์แบบ IP และที่ดีไปกว่านั้นคือตัวระบบยังสามารถใช้งานผ่านสมาร์ทโฟนได้ด้วย นั่นหมายความว่าแม้ที่ออฟฟิศจะ wfh กันหมดก็ตาม แต่ถ้ามีใครโทรเข้าที่เบอร์ 02 แล้วล่ะก็เราก็ยังรับได้ผ่านทางมือถือเรานั่นเอง สะดวกสบายสุดๆ ข้อเสียเพียงอย่างเดียวคือแม้ระบบจะมีราคาไม่แพงมากแต่บริษัทอาจจะต้องมาพิจารณาการลงทุนในช่วงเวลาแบบนี้ แต่ข้อดีเพิ่มเติมก็คือระบบโทรศัพท์ในองค์กรเราก็จะทันสมัยมากยิ่งขึ้ย

แชร์ไฟล์งานกันแบบ Online

เนื่องจากด้วยการทำงานแบบ work from home สิ่งที่กระทบไม่แพ้กันเลยคือเรื่องของการเก็บเอกสารที่คงไม่สะดวกแน่หากเอกสารที่เราต้องการใช้อยู่ที่ออฟฟิศ และอีกประเด็นคือการทำงานร่วมกันในบางงานอาจจะต้องมีคนเข้า access file เดียวกันหลายคนซึ่งระบบออนไลน์จะเข้ามามีบทบาทอย่างมาก

Google Drive และ Google Doc

สำหรับตัวนี้คงไม่มีอะไรต้องอะไรต้องพูดกันมากเพราะตัวระบบนั้นคนที่ทำงานออฟฟิศส่วนใหญ่น่าจะรู้จักกันดีอยู่แล้ว ด้วยความที่คุ้นเคยกับ gmail กัน และด้วยระบบที่อยู่บน cloud ทำให้การทำงานร่วมกันเป็นไปได้ง่ายดาย ข้อดีหลักๆเลยคือทุกคนน่าจะมีแอคเค้าอยู่แล้วไม่ต้องเสียเวลาสมัครใหม่ ใช้งานง่ายรองรับไฟล์ออฟฟิศในหลายๆรูปแบบ และยังฟรีอีกด้วย ข้อจำกัดอาจจะมีบ้างเช่นถ้าหากการทำงานมีความซับซ้อนมาก หรือข้อมูลมีจำนวนมากๆการใช้งานบนออนไลร์อาจจะไม่สะดวกนัก และหากมีใครแก้ไขไฟล์ผิดก็จะทำให้งานสะดุดได้

แม้จะภาวะวิกฤตแต่ก็ยังคงต้องดูแลลูกค้า

และสุดท้ายเราก็จะมาพูดกันถึงโปรแกรมที่ใช้ในการดูแลลูกค้า เริ่มตั้งแต่การเก็บข้อมูลลูกค้า ไปจนถึงการติดตามงานขายและปิดดีล ซึ่งโปรแกรมพวก CRM จะตอบโจทย์พวกนี้ได้อย่างครบถ้วน

Venio CRM

แน่นอนว่าเราก็ต้องแนะนำเป็นตัว Venio CRM ที่เป็นโปรแกรมที่เราพัฒนาขึ้นเอง เราเข้าใจในธุรกิจของไทยเป็นอย่างดีและที่สำคัญคือเราเหมาะมากๆกับธุรกิจ B2B ที่มีทีมขาย เรามาพร้อมฟีเจอร์ที่ช่วยให้คุณบริหารทีมขายและดูแลลูกค้าได้อย่างง่ายดายแม้จะเป็นช่วงวิกฤตก็ตาม การทำธุรกิจไม่ได้หยุดนิ่ง และยังมีลูกค้าจำนวนมากมายต้องการสินค้าและบริการอยู่

เราเริ่มช่วยคุณตั้งแต่เมื่อมีคนที่อาจจะเป็นลูกค้าติดต่อเข้ามา ช่วยในเรื่องของการติดตามลูกค้า ความเคลื่อนไหวต่างๆ วางแผนการพบลูกค้าที่ตอนนี้แม้เราจะไม่ต้องเช็คอินแล้ว แต่เราก็สามารถใส่แผนงานที่เราต้องการทำในแต่ละวัน และรายงานผลได้อย่างรวดเร็วในระบบ นอกจากนี้แล้วยังสามารถเห็นดีลต่างๆที่ดำเนินการและอาจจะกินเวลาหลายเดือน ตรงนี้ก็จะช่วยเราในการปิดการขายได้รวดเร็วและง่ายดายไม่ตกหล่น พร้อมทั้งการดูแลลูกค้าผ่านทางระบบ Case management อีกด้วย เรียกได้ว่าด้วยโปรแกรม CRM Venio จะช่วยพลิกวิกฤตให้เป็นโอกาส ในขณะที่คู่แข่งของคุณยังไม่พร้อมในการจัดการทีมขาย แต่คุณก็สามารถล้ำหน้าไปได้ไกลแล้ว

Email marketing

เราก็ยังจะต้องทำการตลาดกันต่อไปแม้จะอยู่ในช่วงนี้ก็ตาม และสำหรับองค์กรแล้ว email marketing ก็เป็นอีกหนึ่งทางเลือกที่ดี ซึ่งถ้าหากบริษัทคุณยังไม่เคยทำมาก่อนแล้วล่ะก็อาจจะได้เวลาเริ่มทำกันดูแล้ว เราก็มีลองเลือก tool มาให้ลองใช้ดูตามนี้

Mailchimp

โปรแกรมสำหรับทำอีเมล มาร์เกตติ้งชื่อดังจากอเมริกา สนับสนุนการทำ email campaign และยังมี dashboard ให้ใช้งานอีกด้วย ทำให้เรารู้ถึงแคมเปญแต่ละอันที่เราทำเข้าไปว่ามีประสิทธิภาพเพียงใด ที่สำคัญมีแพลนให้ใช้ฟรีซึ่งหากจำนวนคนที่คุณต้องการส่งอีเมลมีไม่มากแล้วล่ะก็ ถือว่าค่อนข้างตอบโจทย์มากทีเดียว แต่สำหรับแพลนฟรีก็มีข้อจำกัดอยู่พอสมควรและรองรับ marketing automation แบบจำกัดมากไม่สามารถทำแบบซับซ้อนได้

Activecampaign

เป็นอีกตัวช่วยนึงสำหรับการทำตลาดแบบออนไลน์ด้วย email marketing ฟีเจอร์การใช้งานของ Active campaign เรียกได้ว่าครบครันเลยทีเดียว แถมยังมาพร้อมกับจุดเด่นด้านการทำ marketing automation ข้อเสียเพียงอย่างเดียวของ activecampaign ก็คงจะอยู่ที่มีให้ใช้งานฟรีในระยะเวลาจำกัด และหลังจากนั้นหากต้องการจะใช้ต่อจำเป็นต้องเลือกแพลนการใช้งานที่เหมาะสมกับองค์กรคุณและเสียค่าใช้จ่ายแบบรายเดือน

ติดตามเกร็ดความรู้ดีๆเกี่ยวกับ CRM และการบริหารงานขายได้ที่
Blog www.veniocrm.com/blog 
Facebook www.facebook.com/veniocrm
Twitter:  www.twitter.com/veniocrm
Youtube:  www.youtube.com/veniocrm

ใส่ความเห็น

อีเมลของคุณจะไม่แสดงให้คนอื่นเห็น ช่องข้อมูลจำเป็นถูกทำเครื่องหมาย *